T.C
ÜNYE BELEDİYE BAŞKANLIĞI
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
KURULUŞ, GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler
Amaç ve Kapsam
MADDE—1 – Bu Yönetmeliğin amacı; Ünye Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Dayanak
MADDE—2 – Bu Yönetmelik, 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu, 10/07/2004 tarihli 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanununu ve diğer meri mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE-3 – Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;
Başkan : Ünye Belediye Başkanı’nı,
Belediye :Ünye Belediye Başkanlığını,
Müdür : Özel Kalem Müdürümü,
Müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğümü,
Personel : Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder.
Temel İlkeler
M ADDE-4 – Ünye Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
- Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
- Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
- Hesap verebilirlik,
ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
- Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
w e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
f) Hizmetlerde’ geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Personel, Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Kuruluş
MADDE—5 – (1) Ünye Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü, İçişleri Bakanlığının 22 Şubat 2007 tarih ve 26442 savılı Resmi Gazetede yayımlanan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro ilke ve standartlarına dair yönetmeliği gereğince Ünye Belediye Meclisinin tarih ve sayılı kararıyla Belediyemize tahsis edilmiştir.
| MADDE-6 -Ünye Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü’nde bir Müdür ile mer’i norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar. |
MADDE-7 – Ünye Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü; Ünye Belediye Başkanlığımın amaçlan, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan ilgili mer’i mevzuat ve Belediye Başkanı’n belirleyeceği esaslar ile Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; Başkanın çalışma programını düzenlemekten, çeşitli toplantılar düzenlemekten, Belediye’ye ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli düzenlemeleri yapmaktan, halk günlerinde gerekli kayıtların tutulmasını ve şikâyet, dilek ve önerilerin ilgili dairesine gönderilmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamaktan, kendisine intikal eden haberleri ve bilgileri süzgeçten geçirerek en seri şekilde ilgililerine ulaştırmaktan. Başkan tarafından yapılacak sunumlarda gerekli hazırlıkları yapmaktan, Başkanın, Başkan Yardımcılarının, Başkanlığa danışmanlık hizmeti verenlerin ve Makam Şoförlerinin çalışmalarını takip etmekten, birimi bünyesinde etkin bir dosyalama sistemi oluşturmaktan
sorumludur. _ _ .
Belediye Başkanı’nı gözetimi ve denetimi altında yukarda özetle belirtilen görevlerin ifa ve icrası
bağlantında:
(1) Özel Kalem Müdürlüğü
- Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; günlük çalışma programının yapılması, düzenli verimli telefon haberleşmesi ile randevu trafiğinin sağlanması ve çeşitli toplantılar düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Belediye’yi ve Belediye Başkanı’nı ziyaret için gelen temsilci ve misafirleri ağırlamak ve gerekli tüm düzenlemeleri yapmak,
- Başkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemlerinin yapılmasını takip ederek sonuçlandırmak,
ç) Başkanlık makamının istekleri doğrultusunda dosyalanması işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Halk günleri ve/veva diğer günlerde Belediye Başkanı’nı görmek için gelen vatandaşların isteklerinin alınması ve alınan bilgilerin Belediye Baskam’na rapor edilmesini sağlamak,
- Özel Kalem Müdürlüğüne intikal eden haberleri, bilgi ve belgeleri en lıızlı şekilde Başkan’a ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını, takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak. Başkan’ın zamanım çok iyi planlamasına yardımcı olmak için gerekli tüm işlemleri yapmak.
g)Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda gerekli hazırlıklara ilişkin tüm işlemlerin ilgili
birimlerle işbirliği halinde yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını
sağlamak ,Başkanın ulusal ve yerel basın ile medya kuruluşlarındaki her türlü haber ve yayın işlerini
takip ve koordine etmek
ğ) Resmi tören ve kutlamalarda Belediye’nin üzerine düşen görevleri ilgili birimlerle işbirliği halinde organize etme işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
h) Başkanın, Başkan Yardımcılarının, Başkanlığa danışmanlık hizmeti verenlerin çalışmalarının takip edilmesi, izin vb. nedenlerle kurumdan ayrılanların yerlerine bakacak kişilerin belirlenmesini kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
ı) Yönetim geliştirme çalışmaları doğrultusunda düzenlenen eğitim programları ve etkinliklerde ilgili Müdürlüğe verilecek destek için gerekli işlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek
sonuçlandırılmasını sağlamak,
i)Başkanlığın, yürütülmekte olan çalışmaları, toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürün ve hakedîşlerin düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak
j) Başkanlığın yurt dışı ve kardeş şehirlerle olan iletişim ve faaliyetlerinin organize edilmesi, Başkanlığa gelen yabancı misafirlere ev sahipliği yapılması ve dış ülkelere yapılan gezilerin organize edilmesi işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
k) Başkanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakların tutulması ve yayımlanması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
- Harcama yetkilisi olarak, Belediye Başkanının ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma ve tahakkuk işlemlerini yapmak,
m) Açılış, katılma, mezuniyet vb. törenleri, toplantı gibi faaliyetleri organize edilmesi, gerekli duyuruların yazılı görsel basında yayımlanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
n) Belediye Başkanının onaylaması gereken tüm evrakların makama sunulması ve sonucun ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak,
o) Sağlıklı, güvenli ve sürdürülebilir bir kentse! yaşam için projeler üretilmesine katkı sağlamak,
ö) Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık, İlçe Emniyet Müdürlüğü ve İlçedeki diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları İle ilçenin hizmetleriyle ilgili gerekli koordinasyonun yapılmasını sağlamak,
p) Belediye Başkaııı’nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile ilişkisini sağlamak. Belediye Başkanı’nm talep ettiği bilgileri toplamak,
r) Belediye Başkam’na sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla İlgili gerekli işlemleri yapmak,
s) Belediye Başkanı’nm her türlü yazılı ve sözlü emirlerini, talimatlarını ve genelgelerini ilgili birimlere ulaştırmak, sonuçlarını takip etmek,
ş) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
t) Halk gönlerinde gelen vatandaşların düzenli bir şekilde Başkanla görüşmesini, gerekli kayıtların tutulmasını, şikâyet, dilek ve önerilerin ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
u) Sorunlarını Belediye Başkam’na iletmek üzere gelen vatandaşları; dinleyerek onları ilgililere yönlendirmek,
v)Belediye Başkanının Yerel ve Ulusal Basın tarafından yapılan her türlü haber,yayın,vb takibini yapmak.
Personelin Görevleri
MADDE-8 – Bu yönetmeliğin 7’nci maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, mer’i mevzuat ve Belediye Başkanı’nın onayıyla görev pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda istihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler: –
(1) Özel Kalem Müdürü
- Belediye Başkanı’nın ve/veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, meri mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, gerektiğinde reorganize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dâhili
düzenlemeleri yapar,
- Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını kendi uğraş alanlarını ilgilendirdiği derecede bilir, genel politikaların uygulanmasını devamlı olarak izler, amaçlara uygunluğunu araştırır, genel politikalarda yapılması gerekli değişiklikleri bildirir,
- Müdürlüğü için, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar, programlar geliştirir ve verilen sorumluluğa göre icraat yapar,
ç) Başkanlığın amaçlarını ve politikalarım, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklar, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı verir ve uygulamaları kontrol eder,
Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere
ve alt kademelere kurum karar, politika ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi
g)Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlar, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlar, Başkanlıkça belirlenmiş zamanda yetkili birime teslim eder.
ğ)Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından sağlamak üzere eğitim planlamasını yapar
h) Başkanlığın kabili ettiği yönetim ve organizasyon prensiplerini astlarına izah eder, organizasyon içindeki konumlarının üst-ast ve yatay organizasyonel konumlarla ilişkileri hakkında gerekli bilgiyi
o)Yokluğunda görevlerin aksatılmadan yürütülebilmesi için yerme bakacak şahsa vekalet verir ve
görevlerini taksim eder,
ö) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki
personelin görev ve sorumluluklarını açık, seçik ve anlayabilecekleri sadelikte belirtir, iş ve işlemleri buna uygunluğunu denetler
p)Kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini
r)Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayeti sağlar, bunların uygulanmasını sürekli kontrol eder; düzeltilmesi gereken hususlar için de olumlu öneri ve teklifleri, bir üst amirinin görüşüne sunar.
s) Müdürlüğün verimliliğinin arttırılmasını ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekı de yürütülmesini sağlamak üzere, çalışma metotlarını geliştirmeleri için astlarına mesleki yardımda bulunur, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmeleri için disiplini temin eder,
ş) Astlarının sorularını kesin olarak cevaplandırır, gereken kararlan süratle alır ve bildirir,
t)Danışman durumunda görev yapanlarla teması ve onlardan faydalanmayı temin eder
u)Terfi etmesi veya iş başında olmaması halinde, yerine görevini ifa edebilecek bir yardımcıyı
ü) Haberleşmeye büyük önem vererek, alınan kararların uygulayıcılarına doğru bir şekilde ve süratle
Ulaştırılmasını sağlar
v) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları sunar. Raporlar, vermeden önce gerekli tetkikleri yapar ve tasdik eder, gereksiz bilgileri ayıklayarak raporların kısa ve öz olmasını sağlar
aa)Eş düzeydeki yöneticilerle koordinasyonu kurar ve kendi aralarında halledilebilecek meseleleri halleder
bb)Kendine bağlı olan personelin aralarında koordinasyon kurmalarını ve onların da Başkanlığın hedeflerine uygun olarak birlikte çalışmalarını temin eder,
cc) Müdürlüğündeki astlarının diğer Müdürlükler ile yaptıkları ortak çalışmalarda uyum ve koordinasyonu sağlar
çç) Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya, daha başarılı olmaya teşvik eder,
dd) Personelin çalışma şevkini kıran ve verimini düşüren faktörleri tespit ederek, kendi imkanları ile bertaraf edilebilecek veya düzeltilebilecek olanları halleder, üst kademelerce alınması gereken tedbirler için verim düşüşü veya başka menfi sonuçlar doğmadan amirine müracat eder,
ee) Müdürlük personelinin potansiyelinden en iyi şekilde yararlanabilmek, kendi kararlarını en isabetli
şekilde verebilmek ve kendisine bağlı personelin katkılarına paralel olarak Başkanlığı daha fazla
benimsemelerini sağlamak amacıyla devamlı surette fikir ve görüş alışverişinde bulunur,
ff) Faaliyet planında bulunan işleri görev tariflerine göre çalışanlarına tevzii eder,
gg) Emirlerini kademe atlamadan iş ile ilgili kendisine doğrudan bağlı çalışanlara verir,
ğğ) Emrinde çalışan elemanlara örnek olur, bunu sağlayacak şekilde, neticelerini önceden düşünerek
daha sonra geri almak zorunda kalmayacağı, kolaylıkla anlaşılabilir, kısa ve kesin emirler verir, ancak
kötü neticeler doğuracağı anlaşılan emirlerini geri almaktan imtina etmez,
hh) Gerekli gördüğü hususlarda emirlerini yazılı olarak verir.
ıı) Başkasına emir vermiş olsa dahi işin yapılmaması ve/veya yanlış ve eksik yapılması sorumluluğunu üstlenir,
ii) Mevcut faaliyet planına göre Müdürlük faaliyetlerini kısa periyotlarla kontrol eder,
jj) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurur,
kk) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol eder,
11) Alt kademelerden gelen evrak ve bilgileri kontrol eder, varsa eksikliklerin giderilmesini sağlar,
mm) Personelinin tavır ve davranışlarını devamlı kontrol altında bulundurarak personeline örenk olmaya çalışır.
nn) Personelin görev tariflerindeki belirtilen işleri yerine getirip getirmediğini üç ayı geçmeyen periyotlarla kontrol eder,
oo) Planlardan sapmalar gösteren fiili durumlarda sapmaların sebeplerini araştırır, düzeltici ve ileride tekrarlanmasını önleyici tedbirleri alır,
öö) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydın tutulmasını, gerekli belgelerin düzenlenmesini ve takibini, önemli olan evrakın muhafaza edilmesini, bu konulardaki mevzuat ve usullere göre hareket edilmesini temin eder. Önemini kaybeden evrakı kabul edilmiş usullere göre imha eder.
pp) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticelerini tespit etmek ve değerlendirmek ve gerekli tedbirleri almak için istatistik! bilgileri tanzim eder ve/veya ettirir. Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar,
rr) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir, ss) Başkanın uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer’i mevzuat ve talimatlarına göre yerine getirir, şş) Bu yönetmelikte Müdürlüğün görev alanına ilişkin olarak belirtilen tüm görevlerin, etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden, ilgili nıer’i mevzuata uygun icra edilmesini, denetlenmesini sağlar,
tt) Görev ve hizmetlerin etkin ve verimli bir şekilde uygulanabilmesi için gerekli önlemleri alarak, personelini sevk ve idare eder,
uu) Sicil amiri sıfatı ile personelin performans değerlendirmelerini yapar ve gizli sicil raporlarını tanzim eder,
üü) Müdürlüğün çalışma sistemini kurarak iş akışını sağlar; personelin çalışmalarını organize eder, vv) Personelin mesai ve çalışmasını denetler, çalışmaların verimli olması hususunda gerekli tedbirler alır,
yy) Müdürlüğün verimli çalışması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip eder ve uygular,
zz) Harcama yetkilisi olup, bütçe ödeneklerinin verimli, tutumlu ve yerinde harcanmasını sağlar,
aaa) Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlar, randevu taleplerini değerlendirip programa alır ve telefon görüşmelerini sağlar.
bbb) Belediye Başkanı’nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile ilişkisini sağlar. Belediye Başkanı’nın talep ettiği bilgileri toplar, değerlendirir ve arz eder,
ccc) Belediye Başkanı’na sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemleri
yapar,
ççç) Belediye Başkanı’nın her türlü yazılı ve sözlü emirlerini, talimatlarını ve genelgelerini ilgili birimlere iletir, sonuçlarım takip eder,
ddd) Belediye Başkanı’na yapılan başvurulan değerlendirir, gerektiğinde Belediye Başkanına iletir ve cevabını ilgililere duyurur,
eee) Belediye başkanı’nın resmi özel yazışmalarını yürütür, gerektiğinde dosyalayıp arşivini oluşturur,
fff) Başkanlık makamına ulaşan talep ve şikâyetleri değerlendirir, Belediye’yi ilgilendiren konulara
göre ilgili Başkan Yardımcıları veya Birim Müdürlerine iletir ve çözümünü sağlar.
ggg) Başkanlığı ziyaret eden yerli ve yabancı misafirler için her türlü karşılama, ağırlama hizmetlerini
Başkan adına yerine getirir ve bu konuda gerekli organizasyonlar yapar,
ğğğ) Görevle ilgili her türlü îç/dış yazışmaların meri mevzuata uygun yapılmasını sağlar,
hhh) Müdürlüğe gelen tüm evrakın ilgililere usulünce iletilmesini sağlar,
m) Çalışanlarının tabi oldukları mevzuata uygun tezkiye, izin ve hastalık gibi işlemlerini yürütür,
devam durumunu takip eder ve denetler, ilgili diğer birimlerle koordinasyonu sağlar,
iü) Stratejik planlamaya uygun bütçenin hazırlanmasını ve en ekonomik şekilde kullanılmasını sağlar,
İÜ) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlar,
kkk) Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevlerin icra edilmesini
sağlar,
(2) Diğer Personel
Müdürlüğün görev alanına giren görevler; Müdürlük norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır.
Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelikleri, yeterlikleri, verimlilikleri, performans başarım seviyeleri vb. kriterize edilebilir yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.
- Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedef er, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz verir,
- Başkanlığın amaçlarını ve gene! politikalarını, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir ve buna uygun tutum davranış sergiler,
- Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,
ç) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,
- Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlar,
- Müdürlüğün yıllık faaliyet planım Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında tüm iş ve işlemleri yapar, yürütür,
- Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,
- Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,
ğ) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirir,
- İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,
- Gerektiği durumlarda ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar,
- İşleri en az maliyetle icra eder,
- Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır,
- Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet eder,
- Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,
- Yönetimce alınan kararların uygulayıcılara doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını ve uygulamasını sağlar,
- Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,
- Eş düzeydeki pozisyonlarla amirinin bilgisi dahilinde koordinasyonu kurar,
- Verilen direktife ugun iş ve işlemleri gerçekleştirir,
r) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak ifa eder,
s) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,
ş) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza eder,
t) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, Gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar,
u) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor hazırlar, amirine verir,
ü) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir,
- Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mer’i mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir,
y) Başkanlık Makamının talimatları doğrultusunda; günlük çalışma programını yapar, düzenlı-verımh telefon haberleşmesi ile randevu trafiğini sağlar ve çeşitli toplantılar düzenler,
z) Belediyeci ve Belediye Başkanı’nın ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerini ağırlar,
aa) Başkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemleri yapar,
bb) Belediye’nin tüm birimlerinden Başkanlık makamına gelen faaliyet raporlarını Başkanlık makamının isteği doğrultusunda dosyalar,
cc) Halk günleri ve/veya diğer günlerde Belediye Başkanı’nı görmek için gelen vatandaşların isteklerini alır, alınan bilgileri Belediye Başkanı’na rapor eder,
çç) Sorunlarını Belediye Başkanı’na iletmek üzere gelen vatandaşları; dinleyerek onları yönlendirir,
dd) Halk günlerinde gelen vatandaşların düzenli bir şekilde Başkanla görüşmesini sağlar, gerekli kayıtları tutar, şikâyet, dilek ve önerilerini ilgili birimlere ulaştırır,
ee) Özel Kalem Müdürlüğüne intikal eden haberleri, bilgi ve belgeleri en hızlı şekilde Başkan’a ulaştırır,
ff) Başkan’ın zamanını çok iyi planlamasına yardımcı olur,
gg) Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda gerekli hazırlıkları yapar,
ğğ) Resmi tören ve kutlamalarda Belediye’nin üzerine düşen görevleri ilgili birimlerle işbirliği halinde
organize eder,
hh) Yönetim geliştirme çalışmaları doğrultusunda düzenlenen eğitim programlan ve etkinliklerde ilgili
Müdürlüğe destek verir,
ıı) Başkanlığın, yürütülmekte olan çalışmaları, toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürü ve hak edişleri düzenler,
ii) Başkanlığın yurt dışı ve kardeş şehirlerle olan iletişim ve faaliyetlerini organize eder, Başkanlığa gelen yabancı misafirleri ağırlar, dış ülkelere yapılan gezileri organize eder,
jj) Başkanlık makamı tarafından verilen görevleri yapar, bunlara ait yazışmaları yürütür, dosyalar ve muhafaza eder,
kk) Başkanlık makamının emir ve direktiflerini birimlere ulaştırır, takip ve sonuçlandırılmasını sağlar,
11) Başkanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenler, bunlara ait önemli not ve tutanakların tutulmasını ve yayımlanmasını sağlar,
mm) Belediye Başkanının katılmadığı organizasyonlara Başkanlık makamı adına mesaj, çelenk yada çiçek gönderir,
mm) Basın ve medyada çıkan Belediye ile ilgili haberleri Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü aracılığı ile takip eder,
nn) Belediye Başkanı’nm onaylaması gereken tüm evrakları makama sunulması ve sonucun ilgili birimlere dağıtılmasını sağlar,
oo) Sağlıklı, güvenli ve sürdürülebilir bir kentsel yaşam için projeler üretilmesinde gerekli katkıyı yapar,
ÖÖ) Müdürlüğe gelen tüm evrakı ilgililere usulünce iletir,
pp) Stratejik planlama ile müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesinde verilen görevleri yapar,
rr) Belediye Başkanı’na sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemleri
yapar,
ss) Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ite Başkanlıkça verilen görevleri yapar.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Diğer Hükümler
MADDE-9 – Bu Yönetmelik hükümlerini Ünye Belediye Başkanı yürütür.
MADDE—10 – Bu Yönetmelik 10 maddeden ibaret olup, Ünye Belediye Meclisi’nce onaylanmasından sonra yürürlüğe girer.
