T.C.
ÜNYE BELEDİYESİ MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı; Ünye Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2- Bu yönetmelik Ünye Belediyesinin gelirlerinin toplanması, giderlerinin ödenmesi ve güçlü bir gelir gider dengesinin oluşturulmasını sağlayacak etkili bir belediye yönetiminin oluşturulması ile ilgili işlevleri yerine getirecek Mali Hizmetler Müdürlüğünün kuruluş biçimi, görevleri, yetkileri, sorumluluk ve örgütlenmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar.
Dayanak
Madde 3- Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa dayanılarak hazırlanmıştır.
Temel İlkeler
Madde 4- Ünye Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a)Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b)Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c)Hesap verebilirlik,
ç)Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
d)Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
f)Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır.
Tanımlar
Madde 5 – Bu Yönetmelikte geçen;
a)Bakanlık : Çevre ve Şehircilik Bakanlığını,
b)Üst Yönetici : Belediye Başkanı,
c)Kanun: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununu ve 5393 Sayılı Belediyeler Kanununu,
ç)Mali Hizmetler Müdürlüğü : Kamu idarelerinde 5018 sayılı kanunun 60. Maddesinde belirtilen görevleri yürüten birimi,
d)Mali Hizmetler Müdürü: 5018 sayılı kanunun 60. maddesinde belirtilen görevleri yürüten yöneticiyi,
e)Muhasebe Hizmeti : Gelir ve alacakların tahsili, giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini,
f)Muhasebe Birimi: Muhasebe hizmetlerinin yapıldığı birimi,
g)Şef: Alt birimlerin oluşturduğu şeflik hizmetlerini yürüten yöneticiyi,
ğ)Muhasebe Yetkilisi: Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesinden ve
Muhasebe biriminin yönetiminden sorumlu, usulüne göre atanmış sertifikalı yöneticiyi,
h)Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı: Muhasebe yetkililerinin yardımcılarını,
ı)Muhasebe Yetkilisi Mutemedi: Muhasebe yetkilisi adına ve hesabına para ve parayla ifade edilebilen değerleri geçici olarak almaya, muhafaza etmeye, vermeye, göndermeye yetkili ve bu işlemler ile ilgili olarak doğrudan muhasebe yetkilisine karşı sorumlu olan kamu görevlilerini ve yetkili memurları,
i)Strateji Geliştirme Şefliği: Stratejik planın hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarında koordinasyon görevini üst yönetici adına yürüten birimi,
j)Ön Mali Kontrol: İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını yönlerinde yapılan kontrolünü,
k)Para Ve Para İle İfade Edilebilen Değerler: Muhasebe birimine veya mutemedine teslim edilip muhafaza ve sorumluluğu altında bulunan tedavüldeki Türk parası ve konvertibl yabancı paralar ile altın, gümüş, kıymetli maden ve bunlardan yapılmış her türlü ziynet eşyası, antika paralar, hisse senedi, tahvil ve hazine bonoları, diğer devlet borçlanma senetleri, değerli kağıtlar, konvertibl olmayan yabancı paralar ve bu mahiyetteki değerleri,
l)Yetkili memur: Görevleri gereği veya görevlendirilmeleri nedeniyle muhasebe birimlerinden zimmetle değerli kâğıt alıp satan kamu görevlilerini,
m)Mutemetlik: Muhasebe biriminin bulunduğu yer dışında, muhasebe birimine bağlı olarak tahsilât mutemetliği, tahsilât şefliği ve benzeri isimler altında mutemetlik görevinin yapıldığı birimi.
n)Vezne: Muhasebe birimine teslim edilen para ve para ile ifade edilebilen menkul değerlerin muhafaza edildiği yeri.
o)Ambar: Muhasebe birimine teslim edilen ve parayla ifade edilen değerli kâğıtlar ile muhasebe birimince kullanılacak seri ve sıra numaralı alındı, teslimat müzekkeresi, çek ve benzeri basılı evrakın muhafaza edildiği yeri, ifade eder.
ö)Müdürlük Personeli: Ünye Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü’nde görev yapan tüm personeli, ifade eder.
p)Taşınır konsolide görevlisi: Kamu idaresinin taşınır kayıt yetkilisinden aldığı harcama birimi taşınır hesaplarını konsolide ederek taşınır hesap cetvellerini hazırlamak ve biriminin bir üst teşkilattaki taşınır konsolide görevlisine vermekle sorumlu olan görevlileri, ifade eder.
Müdürlük Uygulama Usul ve Esasları
Madde 6- Müdürlük; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuata uygun olarak yerine getirir.
- 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
- 5393 sayılı Belediye Kanunu,
- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
ç) 2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanunu,
- 3194 sayılı İmar Kanunu,
- 5326 sayılı Kabahatler Kanunu,
- 6245 sayılı Harcırah Kanunu,
- 6704 sayılı Torba Kanunu,
ğ) 6736 sayılı Kanun,
- 492 sayılı Harçlar Kanunu,
ı) 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,
- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu,
- 1319 sayılı Emlak Vergisi Kanunu,
- 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun,
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu,
- 3065 sayılı KDV Kanunu,
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
ö) 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
- 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu,
- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
- Taşınır Mal Yönetmeliği,
ş) Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği
- İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuatlar İKİNCİ BÖLÜM
Mali Hizmetler Müdürlüğünün Görevleri
Müdürlüğün Görevleri
Madde 7- Aşağıda sayılan görevler, mali hizmetler müdürlüğü tarafından yürütülür:
- İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek.
- İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek.
- Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
ç) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile mali istatistikleri hazırlamak.
- İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek.
- Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak.
- İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek.
- Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.
ğ) Ön mali kontrol faaliyetini yürütmek.
- Mali konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Stratejik plan hazırlıklarının koordinasyonu
Madde 8- Stratejik planın hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarında koordinasyon görevi mali hizmetler müdürlüğü tarafından yürütülür. Stratejik planın hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman mali hizmetler müdürlüğünce ilgili birimlere gönderilir. Stratejik planın hazırlanması için gerekli olan bilgi ve belgeler, görev alanları çerçevesinde, ilgili birimlerce hazırlanır ve belirlenen süre içinde mali hizmetler müdürlüğüne gönderilir. Mali hizmetler müdürlüğü tarafından yapılacak stratejik plan hazırlık çalışmalarına birim temsilcilerinin katılımı sağlanır.
Performans programı hazırlıklarının koordinasyonu
Madde 9- Performans programının hazırlanması ve değiştirilmesi çalışmalarında koordinasyon görevi mali hizmetler müdürlüğü tarafından yürütülür. Bu çalışmalarda kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman mali hizmetler birimi tarafından ilgili birimlere gönderilir. Birim performans programları harcama birimleri tarafından hazırlanarak belirlenen süre içinde mali hizmetler birimine gönderilir. Mali hizmetler müdürlüğü, birim performans programlarından hareketle idare performans programını hazırlar. Mali hizmetler müdürlüğü tarafından yapılan performans programının hazırlık çalışmalarına birim temsilcilerinin katılımı sağlanır.
Bütçenin hazırlanması
Madde 10- Bütçenin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman mali hizmetler müdürlüğü tarafından ilgili birimlere gönderilir. Her bir harcama birimi bütçe teklifini hazırlayarak birim performans programıyla birlikte mali hizmetler birimine gönderir. Harcama birimi temsilcileri ile görüşmeler yapılarak idarenin bütçe teklifi mali hizmetler birimi tarafından hazırlanır. İdarelerin bütçe tekliflerinin hazırlanmasında Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, idarenin Stratejik Planı, Bütçe Çağrısı ve Bütçe Hazırlama Rehberi, Yatırım Genelgesi ve Yatırım Programı Hazırlama Rehberi esas alınır. İdarenin bütçe hazırlanmasında teşkilat kanunları ile ilgili mevzuat dikkate alınır.
Bütçe işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve kaydedilmesi
Madde 11- Bütçe işlemleri, harcama birimleriyle koordinasyon sağlanarak mali hizmetler müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir, kayıtları tutulur ve izlenir. Bütçe kayıt ve işlemleri, mali hizmetler müdürünün veya yetki verdiği personelin onayıyla gerçekleştirilir ve idarenin tüm harcama birimlerine açık tutulur.
Ödenek aktarma belgelerinin düzenlenmesi
Madde 12- İdarenin bu işlemleri ilgili mevzuatları çerçevesinde mali hizmetler müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir.
Gelirlerin tahakkuku, gelir ve alacakların takip ve tahsili
Madde 13- İdarelerin gelir tahakkuku, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemleri, ilgili mevzuatında özel bir düzenleme bulunmadığı takdirde, mali hizmetler müdürlüğü tarafından yürütülür. İdarelerin işlemlerinden herhangi bir gelir tahakkuku veya gelir ve alacakların takip ve tahsilini gerektirenler, gerekli işlemlerin yapılması amacıyla ilgili birim tarafından mali hizmetler müdürlüğüne bildirilir.
Ön mali kontrol işlemleri
Madde 14- Ön mali kontrol görevi harcama birimleri ve mali hizmetler müdürlüğü tarafından yapılır. Ön mali kontrol süreci mali karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur. İdareler, kaynakların amaçlarına ve mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması için gerekli ön mali kontrol önlemlerini alırlar. Etkin bir ön mali kontrol mekanizmasının kurulması idarelerin sorumluluğundadır. Harcama birimlerinde yapılacak asgari kontroller, mali hizmetler müdürlüğü tarafından ön mali kontrole tabi tutulacak mali karar ve işlemlerin usul ve esasları ile ön mali kontrole ilişkin standart ve yöntemler Bakanlık tarafından belirlenir. Mali hizmetler müdürlüğü tarafından yapılan ön mali kontrolün sonucu ilgili harcama birimine gerekçeli bir yazıyla bildirilir. Ön mali kontrol görüş yazısının ilgili mali işleme ilişkin dosyada muhafaza edilmesi ve bir örneğinin de ödeme emri belgesine eklenmesi zorunludur. Mali hizmetler müdürlüğünce ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kayıtları tutulur ve aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur.
Taşınır ve taşınmaz kayıtlarının tutulması
Madde 15- İdarenin mülkiyetinde veya idareye tahsisli olan ya da idarenin kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazları ile bunlara ilişkin işlemlerin kaydı ilgili mevzuatında belirlenen kişiler tarafından tutulur. Bu kayıtlar belirlenecek sürede ilgili birim tarafından mali hizmetler birimine bildirilir. Mali hizmetler müdürlüğünce bu kayıtlar konsolide edilerek idarenin taşınır ve taşınmaz kayıtları oluşturulur. Mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvelleri mali hizmetler birimince hazırlanır.
Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesi
Madde 16- İdarenin muhasebe hizmetleri mali hizmetler müdürlüğü tarafından yürütülür. Muhasebe hizmetleri, Kanun ve ilgili mevzuatı çerçevesinde, muhasebe yetkilileri tarafından yerine getirilir. İdareler atanan veya görevlendirilen muhasebe yetkililerini, görev alanlarını ve bunlara ilişkin değişiklikleri, ilgililerin göreve başlama tarihinden itibaren en geç beş iş günü içinde Sayıştay’a bildirir.
Bütçe kesin hesabının hazırlanması
Madde 17- Bütçe kesin hesabı, bütçe uygulama sonuçları dikkate alınarak mali hizmetler müdürlüğü tarafından hazırlanır. İdarenin bütçe kesin hesapları, mali hizmetler birimince ilgili kanunlarındaki hükümlere göre düzenlenir.
Bütçe uygulama sonuçlarının raporlanması
Madde 18- Bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin her türlü rapor, cetvel ve belge mali hizmetler müdürlüğünce hazırlanır. İdare faaliyet raporunun hazırlanması
Madde 19- Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporları, idare faaliyet raporunun hazırlanmasında esas alınmak üzere, mali hizmetler müdürlüğüne gönderilir. Mali hizmetler müdürlüğünce harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak idare faaliyet raporu hazırlanır ve üst yönetici tarafından onaylanır. İdarenin faaliyet raporları, özel mevzuatında yer alan düzenlemeler de dikkate alınarak hazırlanır.
Danışmanlık hizmeti sunma ve bilgilendirme yükümlülüğü
Madde 20- Mali hizmetler müdürlüğü, harcama birimleri tarafından birimlerine ilişkin olarak istenilen bilgileri sağlamak ve harcama birimlerine mali konularda danışmanlık hizmeti sunmakla yükümlüdür. Bu amaçla mali yönetim ve kontrol ile denetim konularında gerekli bilgi ve dokümantasyon, yetki ve görevleri çerçevesinde, mali hizmetler müdürlüğü tarafından oluşturulur ve izlenir.
Harcama birimleri, mali mevzuatta meydana gelen değişiklikler konusunda mali hizmetler birimi tarafından uygun araçlarla bilgilendirilir. Mali konulardaki düzenleme ve kararların uygulanması konusunda, gerektiğinde ilgili idarelerin görüşü de alınarak, mali hizmetler birimince uygulamaya açıklık getirici ve yönlendirici yazılı açıklama yapılabilir.
İç kontrol – ön mali kontrol sistemi ve standartları
Madde 21- Mali hizmetler müdürlüğü, iç kontrol-ön mali kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar.
Kanuna ve Bakanlıkça belirlenen standartlara aykırı olmamak koşuluyla, idarece gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar mali hizmetler birimi tarafından hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulur.
Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevler
Madde 22- Mali hizmetler müdürlüğü, üst yönetici tarafından mali konularda verilecek diğer görevleri de yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Mali Hizmetler Müdürlüğünün Yapılanması
Mali hizmetler müdürlüğünün kuruluşu ve yapılanması
Madde 23- Mali Yönetim Sistemi ve İç Kontrol ile Stratejik Yönetimi Kurumsallaştırmak; Gerekli Olan Mali Kaynaklara Ulaşmak amacıyla; bu yönergede belirtilen görevleri mevzuata uygun belirli bir plan ve program dâhilinde yapmakla yükümlü Mali Hizmetler Müdürlüğü, bir müdür ve müdürlükte hizmetin gereklerine uygun biçimde görevlendirilen yeterli sayıda ve nitelikte diğer personelden oluşur.
Müdürlüğün bu yönetmelikte belirtilen hizmet ve faaliyetlerini daha etkin ve verimli biçimde yürütülebilmesi amacıyla Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde müdürlüğün hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda ve Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği, bu maddede belirtilen veya yeniden yapılandırılan birimler için Birim Sorumlusu görevlendirilmesi yapılabilir.
Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu personel dâhil olmak üzere Birim Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları, müdürün teklifi ve Başkanın onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
Mali Hizmetler Müdürlüğünün stratejik planlama görevi; performans programı, bütçe hazırlama ve uygulama görevleri; muhasebe, mali istatistik, kesin hesap, faaliyet raporu hazırlama görevleri ve iç kontrol-ön mali kontrol görevlerinin ayrı alt birimler tarafından yürütülmesi esastır. Bu görevler birleştirilerek bir veya daha fazla alt birim tarafından yürütülebileceği gibi, bu alt birimlerin her birinin görevi birden fazla sayıda alt birim tarafından da yürütülebilir.
Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez.
Mali hizmetler müdürlüğünde ön mali kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, mali karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi mali karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar.
Mali Hizmetler Müdürlüğü aşağıdaki şeflikler ve alt birimlerden oluşur; Ünye Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü Gelir Şefliği, Hesap İşleri Şefliği ve Strateji Geliştirme Şefliği olmak üzere 3 şeflik ve İdari İşler Alt Birimi, Taşınır İşlemleri Alt Birimi, Tahakkuk Alt Birimi, Tahsilat Alt Birimi, İcra ve Takip Alt Birimi, Muhasebe Alt Birimi, Ön Mali Kontrol Alt Birimi, Stratejik Yönetim ve Planlama Alt Birimi, Performans ve Kalite Ölçütleri Alt Birimi, Yönetim Bilgi Sistemi Alt Birimi, Kesin Hesap ve Raporlama Alt Birimi, İç Kontrol Alt Birimi, Proje ve Finansman Alt Birimi olmak üzere 13 alt birim olarak tesis edilmiştir.
İdari İşler Alt Birimi
Madde 24- Kalem Görevlisi
- Müdürlüğün kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını yapmak.
- Müdürlüğün iş sağlığı ve güvenliği prosedürlerini takip eder
- Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım, onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini gerçekleştirmek.
ç) İhale mevzuatına göre gerekli iş ve işlemleri yapmak.
- Bilgi edinme evrakını, BİMER başvuru evrakını takip etmek ve süresinde cevaplamasını sağlamak.
- Beyaz masa üzerinden Müdürlüğe gelen istek, şikâyetleri ve öneri cevaplamak.
- Müdürlük faaliyetleri hakkında ilgili Müdürlüklere periyodik olarak bilgi vermek.
- Müdürlüğün gider bütçe teklifini hazırlamak.
ğ) Müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek.
- Müdürlükte bulunan personelin özlük ve disiplin işlemleri ile ilgili yazışmaları takip eder.
ı) Personel takip programını ve izin programını müdür adına takip eder, kayıta altına alır ve dosyalar.
- Mali Hizmetler Müdürlüğünün performans programı, bütçesi ve faaliyet raporunu hazırlar.
- Müdür ve birim şefleri tarafından verilen her türlü iş ve işlemleri yapar
Madde 25- Arşiv Görevlisi
- Müdürlükte üretilen evrakların tasnifi, dosyalanması, sıralanması ve yerlerine yerleştirilmesine ilişkin arşiv işlemlerini yapmak.
- Belediye binasında ve belediye dışındaki arşive giren ve çıkan tüm dosyaları numaralandırmak, tasnif etmek ve taşımak,
- Arşiv Görevlisi, müdürlük arşivine giren, çıkan ve arşivde bulunan tüm dosyaların düzenli bir şekilde arşivlenmesi ve muhafaza etmek,
ç) Tüm işlerinde, müdüre bilgi vermek ve bu çalışmalarının yanında şefin ve müdürün vereceği diğer görevleri de yapmak.
Madde 26- Kat Hizmetleri Görevlisi
- Büro, bina ve çevresinin periyodik temizlik işlerini ilgili çalışma talimatına uygun olarak yapmak.
- Çay,kahve diğer içecekleri hazırlayıp dağıtımını yapmak.
c)Evrak ve dosyaları ilgili yerlere emniyetli şekilde götürmek, getirmek.
ç) Dosyalama ve arşivleme konularında arşiv görevlisine yardımcı olmak.
d)Hizmetin etkin ve verimli yürütülmesini sağlamak bakımından diğer personele yardımcı olmak.
Strateji Geliştirme Şefliği
Madde 27- Strateji Geliştirme Şefliği, 5018 sayılı kanun ve Strateji Geliştirme Birimleri Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Hakkındaki Yönetmelik ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerini alt birimleri vasıtası ile yürütür.
Stratejik Yönetim ve Planlama Alt Birimi
Madde 28- Stratejik yönetim ve planlama fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır:
- İdarenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, idarenin stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek.
- Stratejik planlamaya ilişkin diğer destek hizmetlerini yürütmek.
- İdare faaliyet raporunu hazırlamak.
ç) İdarenin misyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek.
- İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek.
- Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak.
- Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.
- İdarenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek.
ğ) İdarenin görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek.
j) İdare faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek.
Performans ve Kalite Ölçütleri Alt Birimi
Madde 29- Performans ve kalite ölçütleri geliştirme fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır:
- İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek.
- İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak.
- İdarenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak.
Yönetim Bilgi Sistemi Alt Birimi
Madde 30- Yönetim bilgi sistemi fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır:
- Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri varsa ilgili birimlerle işbirliği içinde yerine getirmek.
- Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek.
- İstatistikî kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmak.
Kesin Hesap ve Raporlama Alt Birimi
Madde 31- Kesin Hesap ve Raporlama fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır:
a) Bütçe ve performans programı;
- Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak,
- Bütçeyi hazırlamak,
- Ayrıntılı harcama veya finansman programını hazırlamak,
- Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve kayıtlarını tutmak,
- Ödenek gönderme belgesi düzenlemek,
- Gelirlerin tahakkuku ile gelir ve alacakların takip işlemlerini yürütmek,
- Yatırım programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak,
- Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak; sorunları önleyici ve etkililiği artırıcı tedbirler üretmek,
- İdare faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve bütçeye uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek.
b) Muhasebe, kesin hesap ve raporlama;
- Genel bütçe kapsamı dışındaki idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek,
- Bütçe kesin hesabını hazırlamak,
- Mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvellerini hazırlamak,
- Malî istatistikleri hazırlamak.
İç Kontrol Alt Birimi
Madde 32- İç Kontrol fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır:
- İç kontrol sisteminin harcama birimlerinde kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak.
- İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında harcama birimlerine eğitim hizmeti ve rehberlik sağlamak.
- Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmalarını yürütmek.
- İç kontrol standartlara aykırı olmamak şartıyla Belediyede gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartları hazırlamak ve üst yöneticinin onayına sunmak.
- İç kontrollerin etkili bir biçimde uygulanmasını sürdürmeyi sağlamak amacıyla izleme faaliyetlerini gerçekleştirmek.
- İç kontrol sisteminin harcama birimlerinde etkinliğini ve güncelliğini sağlamak üzere Durum Tespit Raporları, İzleme ve Değerlendirme Raporları, Risk Değerlendirme Raporu, İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu hazırlamak.
- İç kontrol hakkında üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.
- Başkan yardımcısı ile Müdür tarafından verilen ve ilgili mevzuat tarafından öngörülen diğer görevleri yerine getirmek.
Proje ve Finansman Alt Birimi
Madde 33- Proje ve Finansmanfonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır:
a)AB Uyum Masasına ilişkin Müdürlükler ile toplantıları yapmak, koordinasyonu sağlamak ve proje faaliyetlerini yürütmek İdareye ait yatırım projelerini finanse etmek amacı ile yerli ve yabancı fonlardan finansman kaynağı yaratılmasını sağlamak
b)Ulusal ve uluslararası mali kaynakları araştırmak, takip etmek ve ilgili birimleri bilgilendirmek.
c)Mevcut bulunan mali kaynaklarına yönelik proje hazırlamak, ortaklık kurmak ve başvuru yapmak. Onaylanan projeleri idare adına yürütmek ve sonuçlandırmak.
Gelir Şefliği
Madde 34- 2464 sayılı Belediye Gelirler Kanunu gereği hazırlanan ve Belediye Meclisimizce kabul edilen Gelir Tarifesine uygun olarak her türlü vergi, resim, harç ve diğer gelirlerin tahakkuk, tahsil ve takip işlemlerini yapmakla sorumlu olan şefliktir. Tahakkuk Alt Birimi, Tahsilat Alt Birimi ve İcra ve Takip Alt Birimlerinden oluşur. Şefliğe bağlı alt birim ve kısımların görevleri aşağıda gösterilmiştir.
Tahakkuk Alt Birimi
Madde 35- a) Belediyemiz sınırları dâhilindeki bina, arsa ve arazilerin 1319 sayılı Emlak
Vergisi kanuna göre Tarh ve Tahakkuklarını yapmak,
- 2464 sayılı Belediye Gelirleri kanuna göre Belediyemiz sınırlarındaki işyerlerinin Çevre
Temizlik Vergilerini tarh ve tahakkukunu yapmak,
- Emlak, Ç.T.V ile ilgili evrak ve dokümanları oluşturup bilgisayar kayıtlarına işlemek,
ç) Eksik veya fazla beyanda bulunan mükellefleri tespit edip bu tahakkuklarla ilgili sorun ve hataları düzelterek mükerrer kayıtları gidermek,
- 2464 sayılı Belediye Gelirler Kanununun 12–16 mad. İstinaden İlan Reklam Vergileri ve 1722 maddeleri gereği olan Eğlence vergilerini tarh ve tahakkuk ettirmek, denetimlerini yaparak dönem içerisinde yükümlülüklerini yerine getirmeyen mükelleflere 213 sayılı V.U.Kanunu gereğince yoklama fişi tanzim ederek resen beyan oluşturmak, vergi ve ceza ihbarnameleri düzenlemek ve ilgililerine tebliğini sağlamak,
- 2464 sayılı Belediye Gelirler Kanununun 29–33 maddeleri gereği olarak Haberleşme vergileri, 34-36 maddeleri gereği Elektrik tüketim vergilerinin beyanını kabul ederek tarh ve tahakkuk ettirmek,
- 2464 sayılı Belediye Gelirler Kanununun 52-57 mad. İstinaden İşgal Harcını tarh ve tahakkuk ettirmek,
- 2464 sayılı Belediye Gelirler Kanununun 79 maddesi gereği Bina İnşaat harçları ve kayıt suret harçları, 80 mad. İstinaden İmarla ilgili harçlardan parselasyon harcı, ifraz ve tevhit harcı, plan ve proje harcı, zemin açma izni ve toprak hafriyatı harcı ve yapı kullanma izni harçlarını,
82.madde gereği olarak muayene ruhsat ve rapor harçlarını, 83. maddesi gereği olarak sağlık belgesi harçlarının tarh ve tahakkuk ettirmek.
ğ) Belediye Gelirler Kanununun mükerrer 97. mad. İstinaden Belediye kanununda harç ve katılım payı konusu yapılmayan ve ilgililerin isteğine bağlı olarak ifa edecekleri her türlü hizmet için ücret tarife tekliflerini hazırlayarak Belediye Meclisine sunmak, Tıbbi Atık ve Katı Atık bedellerinin tarh ve tahakkukunu yapmak.
- 2464 sayılı Belediye Gelirler Kanununun Vergi, Resim ve Harçlara ilişkin maktu olarak en az ve en çok miktarları gösterilen vergi ve harç tarife tekliflerini hazırlayarak Belediye Meclisine sunmak.
ı) Beyana dayalı vergi ve harçların kontrolü, takibi ve kaçakları yoklama memurlarınca yerinde yoklama fişi ile tespit edilerek tarh ve tahakkuk ettirmek.
- 2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanununun 86-94. maddeleri gereğince Harcamalara Katılma Paylarının tarh ve tahakkukunu düzenlemek, 213 sayılı Vergi Usul kanunu dahilinde ilgililerine tebliğini sağlamak.
- İlgili mevzuatlar dâhilinde her türlü vergi, resim ve harçlara ilişkin düzeltme kayıtlarını düzenlemek ve gerekli terkin işlemini sağlamak
- İlgili mevzuat çerçevesinde Belediyenin gelirlerini tahakkuk ettirmek.
Emlak ve Çevre Temizlik Kısımı
a) Her ay tapudan alım satım yapan vatandaşların isimlerini bilgisayara işleyip kayıtlardan düşürülmesini sağlamak,
b)Ünye Belediyesi 6360 sayılı yasa nedeniyle Yeni oluşan mahallelerden gelen vatandaşların beyanları ile ilgili kayıtları, mahalle beyan defterine işlenmesini sağlamak ve vatandaşa ilgili bilgiyi vermek.
c)Vatandaşların yeşil kart için belediyemize müracaat yaptıklarında kendi üzerlerine kayıtlı her türlü menkul veya gayrimenkul araştırmalarını sağlıklı bir şekilde araştırıp duruma göre tasdik yapmak ya da yapmamak.
ç)Emlak ile ilgili her türlü yazışmaların yapılmasını sağlamak.
d)Tapudan gelenlere alım-satım için rayiç bedel belirlemek.
e)Çevre Temizlik Vergilerini tahakkuk ettirip tahsil etmek
f)Kültür paylarını tahakkuk ettirip tahsil etmek
g) Diğer çevre belediyelerle servisimiz adına her türlü iletişimi sağlamak
Tahsilat Alt Birimi
Madde 36- 2464 sayılı Belediye Kanunu gereği hazırlanan ve Belediye Meclisimizce kabul edilen Gelir Tarifesine uygun olarak her türlü vergi, resim, harç ve diğer gelirlerin tahsilat işlemlerini yapmakla sorumlu olan birimdir.
Tahsilat Alt Biriminin Çalışma Konuları;
- Veznelerde Emlak, Arsa, Arazi, Çevre Temizlik Vergisi gibi tahakkuklu tahsilatlar ve Kesin Teminat, Çeşitli Gelir, Kayıt suret harcı vs. tahakkuksuz tahsilatları yapmak.
- 3194 sayılı, imar Kanununa aykırı olarak yapılmış olan inşaatlara yasanın 40-41-42. maddelerine göre İmar ve Şehircilik Müdürlüğü tarafından tutulan zabıtlara istinaden çıkan Encümen kararı ile kesinleşmiş olan cezaların tahakkuk ve tahsilatını uygulayıp, süresi geçmiş olan ödemelere haciz vakası düzenleyip Tapu Müdürlüğü’ne haciz şerhinin konulması ve kaldırılması konusundaki işlemleri yapmak
- Kabahatler Kanununa istinaden Zabıta Müdürlüğü’nce kesilen para ceza zabıtları Belediye Encümenince onaylandıktan sonra karar ve tebliğ ilmühaberi, tebliğ alındısıyla birlikte müdürlüğümüze tahsil edilmesi hususunda zimmetli olarak gönderilerek tarafımızca ilgili mükellef sicillerine tahakkuk ettirilerek tahsilatını sağlamak
ç) İmar ve Şehircilik Müdürlüğü gönderilen inşaat ruhsatı otopark bedellerinin tahakkuk ve tahsilatını yapmak. Süresi içinde ödenmeyen otopark bedellerine haciz işlemi takibi yapmak.
- Belediye kasasına giren günlük tahsilatın gün bazında ilgili envanterlerin mevcut bulunduğu yevmiye defterine işlenerek, ay sonunda ilgili hesaplanan yekûnları alınıp Muhasebe, kesin hesap ve raporlama alt birimi hesaplan ile karşılaştırılarak aylık gelir hesabı tutturmak
İcra ve Takip Alt Birimi
Madde 37- Tahakkuku gerçekleştiren servisler tarafından süresi içinde tahsil edilemeyen vergi, resim, harç, ceza gibi kamu alacağı niteliğindeki alacakların tahsili ile ilgili iş ve işlemleri 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkındaki Kanuna göre yürütmek.
- İcra takibinde olan dosyalar hakkında malvarlığı bilgilerini araştırmak, haciz işlemlerini başlatmak.
- Kamu alacakları hakkında yürütülen takiple ilgili olarak yapılacak haciz ve benzeri işlemlerin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi maksadıyla Tapu Sicil Müdürlükleri, Trafik Tescil Müdürlükleri, Bankalar vb. kurum ve kuruluşlarla gerekli yazışmaların yapılmasını sağlamak.
- Tahsilatı yapılan dosyaların haciz kaldırma işlemini ilgili kurum ve kuruluşlara resmi yazı ile bildirilmesini sağlamak.
ç) Belediyenin ilgili birimlerince tahakkuk ettirilen ve yasal süreci içinde ödenmeyen tüm alacaklarla ilgili ödeme emirlerini dökmek, dökülen ödeme emirlerini posta yolu ile tebliğ etmek.
- Ödeme emrinin tebliğinden sonra yasal süre içerisinde ödemelerin yapılıp yapılmadığını kontrol etmek.
- Ödeme işlemi yapılmayan ödeme emirlerinin icra takibini başlatmak.
- Gelen giden evrakların kayıtlarını tutmak.
- Eksik ve yanlış tahakkuk ettirilen alacaklarla ilgili sorumlu müdürlüklerle yazışmalar yapmak.
ğ) İcra ve takip alt birimi personeli, görevlerini kanun ve yönetmeliklere göre yapar ve buna ait yetkilerini kullanır. Mevzuattaki sorumluluklarının yanında görevleriyle ilgili konularda başkan ve başkan yardımcısı, müdür ve şefe karşı sorumludur.
Hesap İşleri Şefliği
Madde 38- 4734 sayılı Kamu ihale kanununa uygun olarak yapılmış olan harcamaların, ödeme ve muhasebe işlemlerinin yapılması hizmetlerini alt birim ve kısımlar vasıtası ile yürütür.
Muhasebe Alt Birimi
Madde 39- Muhasebe alt biriminin görevleri şunlardır:
a)Belediye birimlerinin personel, cari, sermaye ve sermaye transferi harcama kalemlerine ilişkin tüm ödemelerin yapılmasını sağlamak.
b)Harcama birimleri mutemetlerin bütçe içi ön ödeme işlemleri ile bunların sarfiyat evraklarının tetkik ve mahsup işlemleri yapmak.
c)Memur maaş ve işçi ücretlerinin ödemelerinin yapılmasını ve yasal kesintilerini zamanında ilgili kurumlara ödenmesini gerçekleştirmek.
d)İlgili kurumlara ödenmek üzere emanete alınanlar ile firma ve şahıslar adına ödenmek üzere açılmış olan emanet hesapları ilgililerine ödemek.
e)Günlük tahsilatların bankaya yatırılmasını sağlamak ve tüm banka hesaplarının işlemlerinin takibini gerçekleştirmek.
f)Yapı denetim firmalarının ödeme dosyalarını hazırlamak ve ilgililerine ödemek.
g)Bütün mali işlemleri tahakkuk ve belgelere dayalı olarak muhasebeleştirmek.
h)Belediye kasasına giren günlük tahsilatın gün bazında ilgili envanterlerin mevcut bulunduğu yevmiye defterine işlenerek, ay sonunda ilgili hesapların toplamları alınıp Muhasebe Şefliği hesapları ile karşılaştırılarak aylık gelir hesabı tutturmak.
ı)Alımı yapılan mal ve malzemenin, ilgili teknik ve idari şartnamelerin doğrultusunda ve ayniyat esaslarına göre diğer işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak.
i)Bankalarla ilgili işlemleri dikkatle takip etmekle ve dekontların doğruluğunu kontrol etmek.
j) Çek koçanları ve ödeme emri belgelerini düzenli bir biçimde tutmak.
Ön Mali Kontrol Alt Birimi
Madde 40- Ön Mali Kontrol alt biriminin görevleri şunlardır:
a)Kaynakların amaçlarına ve mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması için gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak.
b)Ön Mali Kontrol süreci mali karar ve işlemlerin hazırlanmasını sağlamak, iş ve işlemlerin belgelendirilmesini sağlamak.
c)Yapılan Ön Mali kontrolün sonucu ilgili harcama birimine gerekçeli bir yazıyla bildirmek.
ç)Ön Mali Kontrol görüş yazısının ilgili mali işleme ilişkin dosyada muhafaza edilmesini sağlamak ve bir örneğini de ödeme emri belgesine eklemek.
d)Ön Mali Kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kayıtları tutmak ve aylık dönemler itibariyle üst yönetime bildirmek.
e)Söz konusu kayıtları iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunmak.
Taşınır İşlemleri Alt Birimi
Taşınır Konsolide İşlemleri
Madde 41 – Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen taşınırların kayıt ve kontrol işlemlerine ilişkin esas ve usulleri uygulamak,
b) İdarenin Harcama birimlerinin taşınır hesaplarının konsolide işlemlerini yürütmek.
c)Taşınır Mal Yönetmeliği uygulamalarında görülen aksaklık ve sorunları giderici önlemleri almak ve yetkisi dışında olanlar için gerekli önerilerde bulunmak.
ç)İdarenin Taşınır Kesin Hesap Cetveli ile Taşınır Hesabı İcmal Cetvelini üst yönetici adına hazırlamak.
d)İdarenin taşınırların kesin hesabı icmal cetvellerini plan ve yıllık programa uygun olarak hazırlamak.
e)Taşınır yönetim bilgi sistemini geliştirerek tüm birimle bazında kullanılmasını sağlamak.
f)Taşınır mal yönetmeliğinin uygulanmasında bilgisayar program ve sistemlerinin mevzuata uygun olarak kayıt ve işlerinin yapılmasını sağlamak.
g)İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınırlara ilişkin icmal cetvelleri düzenlemek.
ğ)Taşınır Kayıt Yetkililerinin yapacakları çalışmaların eksiksiz ve aksatmadan yürütülmesi için gereken önlemleri almak, birimler arası koordinasyon ve iş birliğini sağlayarak, uyumlu çalışmasını sağlamak.
h)İdarenin diğer idareler nezdinde ki taşınır malların takibinde gereken mali iş ve işlemlerin yürütülmesi ve sonuçlandırılması konularında harcama yetkililerine danışmanlık yapmak.
ı) Birimlerden gelen taşınırlara ait aylık tüketim raporları, devir, bağış, hurdaya ayırma gibi işlemlerin muhasebeleştirilmesini yapmak.
Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri
Madde 42- Taşınır Kayıt İşlemleri Birim Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından yürütülür ve görevleri aşağıda sıralandığı gibidir;
- Taşınır Mal Yönetmeliğini rehber alarak müdürlük bünyesinde bulunan malların ve alımı yapılan malların takibini yapmak.
- Taşınır Kayıt Yetkilisi, Harcama Yetkilisi adına birim içerisinde taşınırları teslim alır, korur, kullanım yerlerine teslim eder, yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutar ve bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlemesini yapar.
- Harcama biriminde muayene ve kabulü yapılan taşınırları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak ve ölçerek teslim almak.
ç) Muayene ve kabul işlemleri hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, teslim alınan taşınırların kesin kabulünü yapmak.
- Taşınırların giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyerek ilgili birime göndermek.
- Demirbaş malzemeleri kullanıma verileceği zaman kullanacak olan kişiye zimmet karşılığında teslim etmek.
- Demirbaş malzemelerin demirbaş sicil numaralarının yapıştırılarak muhafazası sağlamak veya kullanıma vermek.
- Tüketime ve kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililerine teslim etmek.
ğ) Taşınırların yangına, ıslağa, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak.
- Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak.
ı) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrollerini sağlamak ve sayımını yapmak.
- Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak.
- Kayıtların tutulduğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak,
- Taşınır Kayıt Yetkilisi görevinden ayrılması gerektiğinde sorumluluğunda bulunan birim ambarına ilişkin devir ve teslim belgelerinin hazırlanarak devir edilmesini sağlamak.
- Kullanılamaz hale gelen taşınırlara kanun ve yönetmeliğe uygun olarak hurdaya ayırma işlemini yapmak.
- Taşınır Kayıt Yetkilisi düzenlediği ve imzaladığı belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı sorumludur.
Taşınır Kontrol İşlemleri Birim Taşınır Kontrol Yetkilisi tarafından yürütülür ve görevleri aşağıda sıralandığı gibidir;
- Taşınır kayıt ve işlemleriyle ilgili düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol etmek.
- Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim hesabı cetvelini imzalayarak harcama yetkilisine sunmak.
- Taşınır Kontrol Yetkilisi düzenlediği ve imzaladığı belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı sorumludur.
Mali hizmetler müdürünün görev ve yetkileri
Madde 43- Mali hizmetlere ilişkin hizmetlerin yerine getirildiği birimin Müdürü mali hizmetler müdürüdür. Mali hizmetler müdürü,
- Birimi yönetir, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar.
- Birimin görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar.
- Birimin yazışmalarını yürütür, idarenin diğer idareler nezdindeki mali iş ve işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar.
ç) İdarenin mali yönetim ve kontrol sisteminin etkili bir şekilde çalışması için gerektiğinde harcama yetkilileri ile toplantı yapar, üst yöneticiyi bilgilendirir ve önerilerde bulunur.
- İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar.
- Stratejik plan, performans programı, bütçe, mali tablolar, kesin hesap, faaliyet raporu ve diğer raporların süresinde hazırlanmasını, onaylanmasını ve ilgili yerlere gönderilmesini sağlar.
- Gelirlerin azalmasına veya giderlerin artmasına neden olacak ve idareye yükümlülük getirecek kanun tasarılarının mali yükünün hesaplanmasını sağlar.
- Gerektiğinde mali mevzuatın uygulanmasına yönelik açıklayıcı düzenlemeler hazırlar.
ğ) Mali hizmetlerin saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır. Mali hizmetler müdürü, görev ve yetkilerinden bazılarını üst yöneticinin onayıyla alt birim yöneticilerine devredebilir.
Mali hizmetler müdürünün sorumlulukları
Madde 44- Mali hizmetler müdürü, birim görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden üst yöneticiye karşı sorumludur. Birim müdürü;
- Harcama birimleri arasında mali yönetim ve kontrol alanında koordinasyon sağlanmasından,
- Birim hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli bir şekilde yürütülmesinden,
- Gelirlerin zamanında tahakkuku ve gelir ve alacakların süresinde takip ve tahsilinin sağlanmasından,
ç) Ödeneklerin planlanarak ilgili yerlere zamanında gönderilmesinden,
- Ön mali kontrole ilişkin faaliyetlerin etkili bir şekilde yürütülmesinden,
- Birim tarafından hazırlanması gereken plan, program, bütçe, kesin hesap, mali tablolar, faaliyet raporu ve diğer raporlar ile mali istatistiklerin zamanında hazırlanarak ilgili idarelere gönderilmesinden, sorumludur.
Harcama yetkilisinin görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 45- Harcama yetkilisinin görev ve yetkileri aşağıda belirtilmiştir.
a)Harcama talimatı vermek,
b)Harcama yetkisini devretmek,
c)İhale yetkililiği görevini yürütmek,
ç)Ödeme emri belgesini düzenleyecek gerçekleştirme görevlisini belirlemek,
d)Ödeme emri belgesini imzalamak,
e)Ön ödeme yapılması için onay vermek,
f)Harcama yetkilisi mutemedi görevlendirmek,
g)Harcama yetkilisi mutemetlerinin görevlendirilmesi veya değişiklik hallerinde mutemede ait bilgileri muhasebe birimine bildirmek,
ğ)Harcama yetkilisi mutemedinin üzerinde bulunan ön ödemenin başka bir mutemede devrine izin vermek,
h)Muhasebe yetkilisinin de uygun görüşünü almak suretiyle muhasebe yetkilisi mutemedi görevlendirmek.
ı)Harcama yetkilisinin sorumluluğu aşağıda belirtilmiştir.
i)Harcama yetkilisi, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve 5018 sayılı Kanun çerçevesinde yapması gereken diğer işlemlerden sorumludur.
Muhasebe Yetkilisinin Görev Ve Yetkileri
Madde 46- Muhasebe Yetkilisinin Görevleri şunlardır.
a)Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek.
b)Giderleri ve borçları hak sahiplerine ödemek.
c)Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek.
ç)Mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutmak, mali rapor ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenlemek.
e)Gerekli bilgi ve raporları, Bakanlığa, hizmet verilen ilgili kamu idaresinin harcama yetkilisi ile üst yöneticisine ve yetkili kılınmış diğer mercilere muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen sürelerde düzenli olarak vermek.
e)Vezne ve ambarların kontrolünü ilgili mevzuatında öngörülen sürelerde yapmak.
f)Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak.
g)Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen zamanlarda denetlemek veya muhasebe yetkilisi mutemedinin bulunduğu yerdeki birim yöneticisinden kontrol edilmesini istemek.
ğ)Hesabını kendinden sonra gelen muhasebe yetkilisine devretmek, devredilen hesabı devralmak.
h)Muhasebe birimini yönetmek.
ı)Diğer mevzuatla verilen görevleri yapmak.
Muhasebe Yetkilisinin Sorumlulukları
Madde 47- Muhasebe Yetkilisinin Sorumlulukları şunlardır.
a)Muhasebe kayıtlarının usulüne uygun saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından,
b)Mutemetleri aracılığıyla aldıkları ve elden çıkardıkları para ve parayla ifade edilen değerler ile bunlarda meydana gelebilen kayıtlardan,
c)Ön ödeme ile kesin ödemelerin yapılması ve ön ödemelerin mahsubu aşamalarından ödeme emri belgesi ve eki belgelerin usulünce incelenmesi ve kontrolünden,
ç)Yersiz ve fazla tahsil edilen tutarların ilgililerine geri verilmesinde geri verilecek tutarın düzenlenen belgelerde öngörülen tutara uygun olmasından,
d)Ödemelerin ilgili mevzuatın öngördüğü öncelik sırasında göz önünde bulundurularak muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre yapılmasından,
e)Rücu hakkı saklı kalmak kaydıyla kendinden önceki muhasebe yetkilisinden hesabı devralırken göstermediği noksanlıklardan,
f)Muhasebe mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerinin ilgili mevzuatına göre kontrol etmekten
g)Yetkili mercilere hesap vermekten sorumludurlar.
Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı görev, yetki ve sorumluluğu
Madde 48- Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır.
a)Yukarıda sayılan, muhasebe yetkilisinin görevlerinden yetkisine verilen işleri Kanun ve Mevzuat çerçevesinde yerine getirmek Günlük, Aylık ve Yıllık yapılan işlerin tetkiki ve kontrolünü ve uygunluğunu sağlamak, yapılan ödemelerin kontrolünü yapmak, Müdürlükler arası yazışmalar ile kurumlar arası yazışmaları hazırlamak.
b)Muhasebe yetkilisinin izin, dış görev veya mazeret gibi nedenlerle görevde bulunmadığı zamanlarda. Muhasebe yetkilisinin görevlerini yürütmek.
c)Muhasebe yetkilisinin devretmeyi uygun gördüğü yetkileri kullanmak.
ç)Müdür’ün görev bölümünde kendisine tevdi ettiği işleri yürütür.
d)Müdürlüğün idaresindeki işlemlerin yürütülüp, sonuçlandırılmasında Müdür’e yardımcı olur.
e)Görev bölümü ile kendisine bağlanan şeflik ve memurların çalışmalarını denetlemek, mesai ve disiplin işlerinin takibini yapmak.
f)Gelen ve giden evrakı inceleyip imzalamak.
Şefin Görevleri
Madde 49- Şefin görevleri şunlardır.
a)Müdürün direktifleri doğrultusunda görevli olduğu şefliğin görevlerinin yürütülmesi ve memurların düzenli bir plan ve program dâhilinde tertipli çalışmasını sağlamakla görevlidir.
- Müdürlükte kendisine bağlı memur ve personeli denetlemek ve bunların talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan sorumludur.
- Şefliklere bağlı alt birimlerdeki iş ve işlemlerin yasa ve yönetmelikler, Başkanlık ve Müdürlük talimatlarına uygun eksiksiz ve gecikmesiz olarak yapılmasını ve bu amaçla personelin eğitimini sağlamaktan sorumludur.
ç)İlgili mevzuat hükümleri gereği gerçekleştirme görevini yerine getirir.
- Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmekten, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasından
- Şefliklere bağlı alt birimlerde çalışan personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme, disiplin, takdirname, ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için müdüre öneride bulunmaktan sorumludur.
- Müdürün herhangi bir sebeple bulunmadığı zamanlarda müdürün görevlerini yürütmekten,
- Belediye mevzuatı, diğer mevzuatlar ve bu yönerge ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, müdürüne karşı sorumludur.
Taşınır konsolide görevlisinin görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 50- Taşınır konsolide görevlisi Mali Hizmetler Müdürüne bağlı olarak taşınır kayıt işlemlerinden sorumludur ve Taşınır Hesap Cetvellerini konsolide ederek, idarenin Taşınır Kesin Hesap Cetveli ile Taşınır Hesabı İcmal Cetvelini üst yönetici adına hazırlamakla yükümlüdürler. Taşınır konsolide işlemlerinin müdürlük adına sayman yürütür.
Gerçekleştirme görevlisinin görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 51- Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler. Gerçekleştirme görevlileri, 5018 sayılı Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar.
Memur ve işçilerin görevleri;
Madde 52- Çeşitli unvanlardaki memur ve işçi personel, üstlerinin yaptığı görev bölümüyle kendisine verilen işleri mevzuata uygun olarak tam ve zamanında eksiksiz yapmakla görevlidir.
- Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın amaçları, politikaları ve bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz vermekten,
- Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapmaktan,
- Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırmaktan,
ç) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlamaktan,
- Müdürlüğün faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapmaktan,
- Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmekten,
- İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmaktan,
- Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmaktan,
ğ) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili mer’i mevzuata riayet etmekten,
- Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamaktan,
ı) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmekten,
i)Kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirinin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmaktan, yükümlü ve sıralı üst amirlerine karşı sorumludur.
Birim çalışmalarında işbirliği ve uyum
Madde 53- Birimin faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, birim müdürünün başkanlığında birim şefleri ve müdürün uygun görmesi halinde alt birim sorumlularının katılımı ile her ay düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, birimin faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.
Görev tanımı ve dağılımı
Madde 54- Müdürlük adına her personel için ayrı ayrı görev tanımı yapılır. Görev dağılımını gösteren çizelgede, idarenin teşkilat yapısına uygun olarak oluşturulan alt birimlere, görevli personele, personelin görev, yetki ve sorumluluklarına, personelin oda, unvan ve telefon, eposta adreslerine yer verilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme
Mali hizmetler müdürlüğünde kullanılacak defter kayıt ve belgeler
Madde 55- Mali hizmetler müdürlüğünde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.
Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar
Madde 56- Mali hizmetler müdürlüğüne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur. Bu hizmetleri, müdürlük kalem görevlisi ve arşiv görevlisi yürütür.
Diğer kurum ve kuruluşlarla ilgili işlemler
Madde 57- Müdürlüğün diğer birimler ve kuruluşlar ile yazışmalarında;
- Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzası ile
- Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu
Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanını veya belediye kanununun 42. Maddesine istinaden yetki verdiği Başkan Yardımcısı veya yöneticilik sıfatı bulunan yetkili imzası ile yürütülür.
Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlemler
Madde 58- Gelen-giden evrak kaydı ile ilgili yapılacak işlemlerde; Müdürlüğe elektronik ortamda veya fiziki olarak gelen evrakın önce elektronik ortamda kaydı yapılarak referans numarası verilir. Müdür tarafından ilgili personele elektronik ortamda havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. Evraklar ilgili personele imza karşılığı zimmetle verilir. Evrakların havalesinin yalnızca elektronik ortamla yapılması halinde de personele zimmetlenmiş sayılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya matbu evrak kayıt defterine referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Müdürlüklere gönderilecek evraklar zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
Arşivleme ve dosyalama
Madde 59- Yapılan yazışmaların arşivleme işlemlerinde;
- Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
- İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
- Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
ç) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.
Bu hizmetleri, müdürlük kalem görevlisi, arşiv görevlisi ve kat görevlisi yürütür.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Diğer Hükümler, Yürürlük ve Yürütme
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
Madde 60- İşbu yönergede hüküm bulunmayan hallerde yürüklükte bulunan ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlükten kaldırılan yönetmelik
Madde 61- Halen yürürlükte olan ve Meclis kararı ile kabul edilen Mali Hizmetler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği bu yönetmeliğin kabulü ile yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
Madde 62- Bu yönetmelik Ünye Belediyesi Hukuk İşleri Müdürlüğünün görüşü alınarak Belediye Meclisinin kabulü ile kararın yayımlanması tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 63- Bu Yönetmelik hükümlerini belediye başkanı adına Mali Hizmetler Müdürü yürütür.
