T.C.
ÜNYE BELEDİYE BAŞKANLIĞI DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
AMAÇ
Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Ünye Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.
KURULUŞ
Madde 2- Destek Hizmetleri Müdürlüğü 22/02/2007 tarihli 26442 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan, Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik gereğince, Ünye Belediye Meclisinin 06/07/2021 tarih ve 95 numaralı kararıyla kurulmuştur.
KAPSAM
Madde 3 – Bu Yönetmelik; Ünye Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
DAYANAK
Madde 4- Yönetmelik 03.07.2005 tarihli ve 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b bendi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
TANIMLAR
Madde 5 – Bu yönetmelikte geçen;
- Başkan Yardımcısı: Destek Hizmetleri Müdürlüğünün bağlı bulunduğu Ünye Belediyesi Başkan Yardımcısını,
- Başkanlık: Ünye Belediye Başkanlığını,
- Başvuru Yönetim Merkezi: Ünye Belediyesi adına tüm başvuruların alındığı merkezi,
- Belediye: Ünye Belediyesini
- Belediye Başkanı: Ünye Belediye Başkanını,
- Büyükşehir Belediyesi: Ordu Büyükşehir Belediyesi’ni,
- EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
- Encümen: Ünye Belediye Encümenini,
- KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,
- Meclis: Ünye Belediye Meclisini,
- Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü,
- Müdürlük: Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,
- Personel: Ünye Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bağlı çalışanları,
- SDP: Standart Dosya Planını,
- Şef: Ünye Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bağlı şefleri,
- E.K.A.P.: Elektronik Kamu Alımları Platformunu,
- Yönetmelik: Destek Hizmetleri Müdürlüğü Çalışma Usul Ve Esaslarına Dair Yönetmelik,
- KİK: Kamu İhale Kanununu ’nu ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
TEŞKİLAT ve YÖNETİM
Madde 6-
- Müdürlükte sunulan hizmetler, bu yönetmelik hükümleri çerçevesinde Müdürlüğe bağlı aşağıda tabloda bulunan birim ve alt birimler tarafından düzenlenir ve yürütülür.
- Müdürlük, Müdür, Memur, İşçi ve Yardımcı Personelden kurulmuştur.
- Müdürlük tarafından yapılamayan ve yürütülemeyen hizmetler için ilgili mevzuat çerçevesinde üçüncü şahıslardan mal, hizmet, yapım ve danışmanlık satın alınabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN ANA GÖREVLERİ VE MEVZUAT ESASLARI
Madde 7 – Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Ana Görevleri şunlardır;
- Müdürlük hedeflerini ve destekleyici faaliyetlerini belirlemek ve izlemek,
- Müdürlük bütçesini hazırlamak,
- Alım taleplerini değerlendirmek ve sorumluluğu kapsamındaki alımları gerçekleştirmek,
- Müdürlüklerden gelen talepler / stok kontrolü doğrultusunda; malzemelerin giriş ve çıkış işlemlerini gerçekleştirmek,
- Müdürlüklerden gelen, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa tabi ihale işlem dosyalarının, ihale süreçleri ile ilgili tüm iş ve işlemlerini yürütmek ve sözleşmeye bağlayarak sonuçlandırmak,
- Kurumun çalışma standartlarının sürdürülebilir olmasına katkı sağlamak amacıyla, işyeri kurallarına, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına; disiplin kuralları ve talimatları yönetmeliğine uygun olarak çalışmak ve çalışılmasını sağlamaktır.
Madde 8 – Destek Hizmetleri Müdürünün Görevleri
Destek Hizmetleri Müdürünün görevi idari, mali, hukuki ve teknik açıdan müdürlüğün sevk ve idaresini sağlamaktır. Görevleri ve sorumlulukları aşağıda sıralanmıştır.
Madde 8.1- Müdürlük Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması:
Kurum stratejik hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkı sağlamak amacıyla, müdürlük hedeflerini, destekleyici faaliyetlerini, Sistem Entegrasyon Sorumlusunun koordinasyonunda kendisine bağlı birim yöneticileri / çalışanları ile birlikte belirler, bu hedef ve faaliyetlerin ilgili müdürlük ile mutabakatını sağlar, bağlı olduğu yönetici tarafından onaylanan hedeflerin, müdürlük çalışanlarına yaygınlaştırılması faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.
Madde 8.2- Müdürlük Bütçesinin Yönetimi
Müdürlüğün harcama yetkilisidir. Kurumun mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, kurum hedefleri ile uyumlu olarak, kendi müdürlüğünün sorumluluğundaki faaliyet/projelerle ilgili harcama bütçelerinin Sistem Entegrasyon Sorumlusunun koordinasyonunda hazırlanmasını sağlar. Planlanan faaliyetler konusunda ilgili diğer müdürlüklerle görüşerek mutabakat sağlar ve mutabık kaldığı faaliyetlere ait harcama bütçesini belirleyerek Strateji Geliştirme Müdürlüğü’ne iletir. Onaylanan bütçe doğrultusunda kurum prosedürleri ile uyumlu harcama faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.
Madde 8.3- Operasyonel Planlama ve Kontrol
Müdürlüğü’ne ait görevlerin etkin, verimli, mevzuata uygun ve zamanında yapılması amacıyla, kurum hedefleri ile uyumlu müdürlük faaliyetlerini kendisine bağlı birim yöneticileri /çalışanları ile koordineli olarak planlar / planlanmasını sağlar, faaliyetlerin planlandığı gibi yürütülmesini kontrol eder, gerektiğinde düzeltici / önleyici aksiyonlar alır / Birimleri tarafından alınmasını sağlar, planlı çalışma anlayışında öncü rol üstlenir.
Madde 8.4- Müdürlüklerin Mal/Hizmet/Yapım Alımlarının Gerçekleştirilmesi
Kurum mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, müdürlüklerin ihtiyaç duyduğu alımlara ilişkin hazırlanan alım dosyalarını değerlendirir, gerektiğinde Başkan Yardımcısı ile görüşerek, dosya kapsamın ilişkin belirsizlerin netleştirilmesi konusunda yönlendirme desteği alır. Netleşen bütçeli alımlarla ilgili dosyayı kendisine bağlı ilgili sorumluya aktarır ve alımın sonlandırılmasına yönelik süreci izler, gerektiğinde yönlendirir ve sonuçlanmasını sağlar.
Madde 8.5- Tüketim Malzemelerinin Temini
Kurum mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, kurum hizmetlerinde kullanılacak tüketim malzemelerinin yıllık ihtiyaç duyulan miktarının belirlenmesini ve zamanında, tanımlı standartlarda temin edilmesini sağlar.
Madde 8.6- Taşınırların Yönetimi
Taşınırların ihtiyaçlar doğrultusunda kullanılmasını sağlamak amacıyla, temin edilen taşınırların alım sonrası, mevzuatta tanımlı kurallar çerçevesinde ilgili müdürlüğe veya talep sahibine teslim edilmesini sağlar. Stoklu taşınırlarla ilgili stok kayıtlarının dönemsel olarak kontrol eder, azalan stoklarla ilgili tanımlı miktara ulaşıldığında ambardan yapılan taleple stoklu malzeme alımının gerçekleştirilmesini sağlar.
Madde 8.7- Tedarik Yönetimi
Müdürlüğünün hizmet alanları ile ilgili hizmet/taşınır ihtiyaçlarını karşılamak üzere, alım ihtiyaçlarını kendisine bağlı birim yöneticileri/çalışanlar ile koordineli planlar, birim bütçesi ile uyumlu olarak alım dosyalarının hazırlanmasına yönelik ilgili görevlendirmeleri yapar. Kendisine onaya sunulan alım dosyalarını değerlendirir, gerektiğinde düzeltmelerin yapılmasını sağlar. Onayladığı alım dosyalarının gelişimini izler, gerektiğinde aksaklıkların giderilmesini sağlar. Sonlandırılan alım dosyalarına yönelik hakedişlerin ilgili çalışan tarafından düzenlenerek Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderilmesini sağlar.
Madde 8.8- İş Sağlığı ve Güvenliği
Kurumun çalışma standartlarının sürdürülebilir olmasına katkı sağlamak amacıyla, görev ve sorumluluk alanındaki çalışanların işyeri kurallarına, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına ve disiplin kuralları ve talimatları yönetmeliğine uygun olarak çalışmasını sağlar.
Madde 8.9- İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi
Kurum stratejik hedeflerinin gerçekleşmesine katkı sağlamak amacıyla, müdürlük iş sonuçlarını, düzenli aralıklarla değerlendirir, gerektiğinde düzeltici / önleyici aksiyonlar planlanmasını sağlar, bu faaliyetlerin gerçekleşmesini kendisine bağlı birim yöneticileri / çalışanları ile koordineli olarak izler, gerektiğinde yönlendirir.
Madde 8.10- Çalışan Yönetimi
Müdürlüğün tanımlanan hedeflerine ulaşması ve çalışanlarının gelişimine katkı sağlamak amacıyla, bağlı çalışanlarına ölçülebilir hedefler belirler ve bu hedeflerin iletişimini kurarak, hedeflerle ilgili mutabık kalır, gerçekleşmeleri, bağlı çalışanlar ile karşılıklı görüşerek değerlendirir, sonuçlara ilişkin geribildirim verir, sonuçları İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile paylaşır. Tüm bağlı çalışanlar için planlanan gelişim programlarını değerlendirir, onaylar ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak, bu gelişim programlarının sonuçlarını izler ve değerlendirir. Çalışanların disiplin kurulu gündemine girecek nitelikteki kurallar, davranışlar konusunda bilgilenmesini ve farkındalıklarının arttırılmasını sağlar. Çalışanların işyerindeki davranışlarına ilişkin ilkeleri tespit ederek, disiplini sağlayıcı önlemleri alır.
Madde 8.11- Geliştirme / İyileştirme
Kurumsal gelişime katkı sağlamak amacıyla, kurumun yönetim sistemleri ve uygulamalarının düzenli aralıklarla gözden geçirilmesine yönelik çalışmalara öncülük eder veya katılımı yönlendirir, bu çalışmalarda iyileştirici / geliştirici öneriler sunar / sunulmasını teşvik eder, planlanan geliştirme / iyileştirme faaliyetlerinin gerçekleşmesinde “sürekli gelişim” anlayışının yaygınlaşmasında aktif rol üstlenir.
Madde 9- Müdürlük Mevzuatı ve Uyulması Gereken Esaslar
Madde 9.1 Müdürlük Mevzuatı
Destek Hizmetleri Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, Müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
- 5393 Sayılı Belediye Kanunu,
- 7126 Sayılı Sivil Savunma Kanunu
- 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu
- 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu
- 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
- 4857 Sayılı İş Kanunu
- 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
- Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliği
- İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuat.
Madde 9.1 Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları
Destek Hizmetleri Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
- 5393 sayılı Belediye Kanunu,
- 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
- 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
- 4857 sayılı İş Kanunu,
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,
- 6245 sayılı Harcırah Kanunu,
- 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
- 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu,
- 237 sayılı Taşıt Kanunu,
- İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar hakkında Yönetmelik,
- Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği,
- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
- Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik,
- Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği,
- İlgili bakanlıkların tebliğ ve genelgeleri ve ilgili diğer mevzuatlar
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN ORGANİZASYON YAPISI
Madde 10- İdari ve Mali İşler Birimi
Destek Hizmetleri Müdürlüğünün tüm idari, mali, hukuki ve teknik iş ve işlemlerini yürütür. Kalem Alt Birimi ve Kat Hizmetleri Alt Biriminden oluşur. Bu birimin koordinasyonu ile ilgili görevli personel İdari İşler Sorumlusu olarak anılır.
Madde 10.1 – Kalem Alt Birimi
Kalem Alt Birimi, İdari İşler Birimine bağlı olarak görev yapar. Müdürlük adına aşağıda sayılan tüm matbu ve bedeni görevleri yapmak ve standart dosya planına göre arşivlemekle yükümlüdür. Kalem Alt Biriminin başlıca görevleri aşağıda sayılmıştır.
- İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünden gelen, personelin ücretine konu aylık puantaj cetvelini işlemek,
- Müdürlük ihtiyaçlarını temin etmek ve bunlara ilişkin tüm ödeme evraklarını hazırlamak,
- Müdürlük giderlerini bütçe ödeneklerine göre düzenlemek, takip etmek,
- Müdürlük kurum içi ve dışı, gelen ve giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt, havale, zimmet, dosyalama ve arşiv işlerini kağıt ve elektronik ortamda arşiv yönetmeliği çerçevesinde yürütmek,
- Taşınırların teslim alınması, korunması, kullanım yerlerine teslim edilmesi, yasal mevzuatta belirtilen esas ve usullere göre kayıtlarının tutulması, taşınırlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesini yapmak. (Taşınırlara ilişkin görevler müdürün görevlendirdiği taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından gerçekleştirilir.)
- Gelen evrakları Müdüre iletmek, havale edilen evrakları elektronik ortamda ve kağıt ortamında işlemek suretiyle ilgililerine teslim etmek, cevap verilmesi gerekiyorsa gereğini yapmak,
- Müdürlük içerisinde birimler arasında bilgi akışını sağlamak,
- Müdürlük çalışmalarına ilişkin verileri toplamak, aylık ve yıllık faaliyet raporu hazırlamak,
- Müdürlüğün gider planı ve yıllık bütçe hazırlık işlerinin sekretaryasını yapmak,
- Stratejik plân ile çalışma programlarını hazırlamak ve müdürlük faaliyetlere ilişkin yazışmaları yapmak,
- Demirbaş işlemlerini yürütmek ve demirbaşlara ilişkin zimmet, sözleşme ve garanti belgeleri ile ilgili evrakların arşivlenmesini sağlamak,
- Resmî gazeteleri ve mevzuat hususundaki yayınları takip etmek ve ilgili konularda uyarıda bulunarak bilgi vermek,
- Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ilişkin tahakkuk iş ve/veya işlemlerinin 2464 sayılı Belediye Gelirleri Kanunu ve ilgili diğer mevzuata dayanılarak yapılmasını sağlamak,
- Müdürlük personelince arşivden talep edilen dosyaların teminini ve teslimini sağlamak ve takip etmek,
- Arşiv dosyasındaki evrakların bilgisayara aktarımını yapmak
- Müdürlüğün genel iş ve işlemlerinin bilgisayar ortamına aktarılması ve saklanmasını sağlamak,
- Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile müdür tarafından verilen tüm matbu ve bedeni görevleri yerine getirmek.
Madde 10.2 – Kat Hizmetleri Alt Birimi
Kat Hizmetleri Alt Birimi, İdari İşler Birimine bağlı olarak görev yapar. Müdürlük adına Ünye Belediyesi Hizmet Binalarında bulunan kat temizlik ve bakım-onarım hizmetleri ve evrak sevkiyatı ile ilgili aşağıda sayılan tüm matbu ve bedeni görevleri yapmakla yükümlüdür. Kat Hizmetleri Alt Biriminde görev yapan tüm personele görev alanları ve sorumlulukları ile tebliğ birim müdürü tarafından imzalanan tebliğ ile ayrıca bildirilir. Kat Hizmetleri Alt Biriminin başlıca görevleri aşağıda sayılmıştır.
- Bağlı olduğu birimlerde mekân ve malzeme temizliğini yapmak,
- Kurumca düzenlenen etkinlik ve törenlerde protokol düzenlemeleri ve temizliğini yapmak,
- İş emniyeti kurallarını ve kaza önleme talimatlarındaki esaslara titizlikle uymak,
- Biriminde bulunan tüm makine ve teçhizatı kurallara uygun bir şekilde kullanmak ve bakımını sağlamak,
- Yürürlükteki Kanun, Kararname, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek mevzuatın öngördüğü her türlü görevleri ile müdür tarafından verilen tüm matbu ve bedeni tüm görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
11. Satın Alma Birimi
Satın Alma Birimi, Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bağlı olarak görev yapar. Ünye Belediye Başkanlığına ait tüm birimlere ait satın alma ve ihale faaliyetlerinin tüm piyasa araştırması ve sekreterya hizmetlerini bu birimler adına yürütür ve sonuçlandırır. Doğrudan Temin Alt Birimi ve İhale İşleri Alt Biriminden oluşur. Bu birimin koordinasyonu ile ilgili görevli personel Satın Alma Sorumlusu olarak adlandırılır.
- Satınalma Taleplerinin Değerlendirilmesi: Kurum hizmet alanları ile ilgili hizmet/taşınır alım taleplerinin zamanında ve tanımlı kapsamla uyumlu karşılanmasını sağlamak amacıyla, süresinde doğrudan alım için gerekli evrakları hazırlamak; müdürlüklerce yapılan taleplerin doğruluğunu kontrol ederek mal, hizmet ve yapım işi ile ilgili teknik detaylar eksik ise, ilgili müdürlüğe tamamlanmak üzere talebi iade etmektir.
- Satınalma Dosyasının Hazırlanması ve Onaya Sunulması: Müdürlüklerin satınalma taleplerini zamanında ve tanımlı kapsamla uyumlu karşılamak amacıyla, temin talebi uygun görülen malzeme için Taşınır Kayıt Yetkilisi ile iletişime geçmek, ambar stoğunda varsa malzemenin temin edilmesini sağlamak, ambar stoğunda malzeme yok ise, taleplerin karşılanmasına yönelik alım dosyasını hazırlamaktır. Malzeme dışındaki diğer temin talepleri için tedarikçi firmalara, belediyede kullanılan mevcut programlar, e-posta yoluyla, faks yoluyla, elden teslim tutanağıyla veya telefonla ulaşarak teklif hazırlanmasını talep ederek temin dosyalarını ilgili müdürlüğe tahsisat için göndermektir. Dosyaları Harcama Yetkililerin onayına sunmak, Harcama Yetkililerince onaylanmayan dosyaların gerekçelerini yazı veya tutanak ile talep etmektir.
- Satınalma Ödemesinin Gerçekleştirilmesi: Onaylanan (mal / hizmet / yapım) siparişleri e-posta, telefon veya yazı ile ilgili tedarikçi firmaya bildirmek; faturası kesilen hakedişli (sözleşmeli) veya hakedişsiz (sözleşmesiz) dosyalar taşınır ise, Taşınır Kayıt Yetkilisine göndermek, taşınır değil ise, ödeme yazısının veya işlem dosyasının hazırlanmasını sağlamaktır. Faturası kesilen doğrudan alımları sonlandırmak için Evrak Kayıt Görevlisi’ne doğrudan temin alım dosyalarını teslim etmek; doğrudan temin dosyalarının EKAP’a girilmesini sağlamaktır.
- Satınalma ile İlgili Raporların Hazırlanması: Kurum kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasını sağlamak amacıyla, onaylanan alım (mal / hizmet / yapım) ile ilgili periyodik raporları hazırlamak ve yönetime sunmaktır.
- Alım İhalesi Başvuru Sürecinin Yürütülmesi: Ön inceleme, mevzuata uygunluk, tahsisat, evrak kontrolü yapmak, gerektiğinde eksikliklerin tamamlanmasını sağlamak; alım ihalesi öncesi EKAP’a veri girişini (ihtiyaç raporu, idari şartname, sözleşme tasarısı, ihale onayı, ilan hazırlama, sevk işlem, komisyon oluşturma) tamamlamaktır.
- Alım İhalesinin Gerçekleştirilmesi: Alım ihale işlem dosyasında komisyon üyesi olma görevini üstlenir. Basın ilan, komisyon görevlendirme ve doküman hazırlama (sicil oluşturulması ve tahakkuk girilmesi) ve dosya satış işlemlerini yapmak, adli, idari ve kurum dışı tüm süreci (şikâyet, zeyilname, teklif kabul işlemleri, 1. ve 2. oturumlar, komisyon çalışmaları, tüm EKAP işlemleri, karar süreci, diğer yazışmalar, tebligat işlemleri ve sürelerin takibi) yönetmektir. Sözleşme işlemlerini (teyitler, damga, karar ve KİK payı ücreti ve imza işlemleri ve son kontrolü, EKAP sonuç işlemleri), gerektiğinde SGK ile ilgili işlemleri tamamlamak, işlem dosya aslını Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne, bir nüshasını ilgili müdürlüğe göndermektir. Gerçekleştirilmiş tüm ihaleler ile ilgili; mahkeme, savcılık, emniyet, KİK, müfettiş ve denetçilerden gelen taleplerin yerine getirilmesini sağlayarak, ihale mevzuatı ile ilgili olarak tüm müdürlüklere bilgilendirme / eğitim verilmesini ve müdürlüklerden gelen iş deneyim belgelerinin EKAP kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamaktır.
11.1 Doğrudan Temin Alt Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Doğrudan Temin Alt Biriminin görevi, kurumun alım, satım, hizmet, yapım, kira ve taşıma işleri ile ilgili mal ve hizmet alımları ile yapım işleri ile ilgili Kamu İhale Kanunu’nun ilgili hükümlerine uygun olarak temin etmektir.
- Kurumun mal ve hizmet ihtiyacını temin etmek için fiyat araştırması yapmak,
- Firmalardan alınacak teklifleri satın alma komisyonuna sunmak,
- Komisyonda kabul gören teklifte söz konusu olan mal ya da hizmeti, teklif sahibi firmadan almak,
- Alınan mal ve hizmetlerin ödemeleri için ilgili evrakları Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,
- Malzeme alımı için gerektiğinde esnafla birebir görüşmelerde bulunmak,
- Kuruma ait elden çıkarılması gereken malzemenin ve araç-gereçlerin ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun şekilde satılması faaliyetlerine katılmak,
- İlgili kanun ve yönetmeliklere göre mal, hizmet ve danışmanlık hizmetlerinin satın alma işlemlerini yapmak,
- Kendisine teslim edilen ve servislerinde mevcut demirbaş eşyayı korumak ve bakımlarını yapmak,
- Aylık, üç aylık, yıllık ve talep edildiği dönemlerde birim raporlarını hazırlama faaliyetlerini katılmak,
- Birime gelen ve giden evrakın kaydı, dağıtımı ve zimmetle teslimini yapmak,
- Birimle ilgili her türlü iç ve dış yazışmayı yapmak,
- Birime ait evrakların dosyalamasını yapmak, yasal süre boyunca muhafaza etmek,
- Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
Madde 11.2 – İhale Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Sürekli değişen ve güncellenen Kamu ihale mevzuatını takip ederek: Ünye Belediyesi’nin satın alma politikalarına uygun olarak, satın almalardaki ekonomikliğin yönetilmesinden, satın almalardaki fiili denetimi sağlamak, Ünye Belediyesine bağlı birimlerin faaliyetlerini sürdürebilmeleri maksadıyla ihtiyaç duydukları malzemelerin yurtiçi ve yurt dışı satın alma yolu ile karşılanmasının gerektirdiği faaliyetleri yürütmek, Bu bağlamda:
- Müdürlüklerin talepleri doğrultusun da ihale şartnameleri ve dokümanlarını (şartname dosyaları) mevzuata uygun olarak hazırlamak. (İhale ise birimlerin kendi EKAP sayfalarında KİK ‘e bağlı diğer dokümanları mevzuata uygun olarak hazırlamak, doğrudan temin ise talep istek fişine göre alımını yapmak)
- Müdürlüklerden talep edilen mal ve hizmet alımı için ihale dokümanlarını, ilan metnini hazırlamak, ilan için Kamu İhale Kurumu tarafından oluşturulan elektronik kamu alımları platformu (EKAP) üzerinden tüm iş ve işlemlerin gerçekleşmesi ve takip edilmesini sağlamak.
- İlan bedeline ait evrakları hazırlayarak ödenmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne havale etmek.
- İlan metninin mevzuatta ön görülen süre ile ve yayınlanmasını takip etmek.
- Rekabet ortamı oluşturmak üzere İlan metninin mevzuatta zorunlu duyuru şekli dışında duyurulmasını sağlamak (Gerektiğinde Belediye ilan panolarında asmak, Belediye internet sitesinde duyurmak, ilan metnini İlgili meslek odasına yazı ile göndermek vb.)
- Gerektiğinde düzeltme ilanı yapmak.
- İlan faturalarını Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne iletmek.
- İhale dokümanlarını çoğaltmak.
- İhale mevzuatına uygun olarak ilanın yayınlanmasından sonra en geç 3 gün içinde ihale komisyonu üyelerine incelemeleri için ihale dokümanlarının suretlerini vermek.
- İhale komisyonu üyelerine görevlendirme onayı ve ihale tarihini tebliğ etmek.
- İhale dokümanlarına itiraz olması halinde mevzuatta ön görülen süre de raportör oluşturulması ve itirazın cevaplandırılmasını takip etmek.
- İhale dokümanlarına itiraz halinde gerektiğinde zeyilname düzenlemek.
- İhaleye girmek isteyenlere ihale dokümanlarını satmak.
- Pazarlık usulü ihalelerde teklif alınacak isteklilere davet mektubu ve ihale dokümanlarını göndermek.
- Verilen teklifleri tutanakla teslim almak.
- Teklif zarfı içine suret belge koymak isteyen isteklilerin asıl belgelerini kontrol ederek suret belge üzerine aslı görülmüştür kaşesi basıp onaylamak.
- İhale saatine kadar verilen tüm teklifleri tutanakla ihale komisyonuna teslim etmek.
- İhale sırasında Komisyonca açılan teklif zarflarında bulunan belgeleri ve teklif edilen bedelleri tutanağa işlemek.
- İhaleden sonra teklif zarfına konulmuş asıl belgeleri isteyen isteklilere belgelerin suretlerini alarak asılları iade etmek.
- İhalede değerlendirme dışı kalan ve ilk iki sırada bulunmayan isteklilerin geçici teminatlarını iade edilmesini sağlamak.
- İhale teklif zarfı içinde isteklilerce sunulan yeterlik belgelerinin incelenmesinde İhale komisyonuna yardımcı olmak.
- İsteklilerden sundukları belgeler veya teklifleri ile ilgili açıklama istenmesi gerekmesi halinde, yazışmaları yapmak ve süreyi takip etmek.
- Kesinleşen ihale kararını ve değerlendirme dışı kalan isteklilerin değerlendirme dışı kalış gerekçelerini mevzuatta ön görülen yasal süre içinde ihaleye teklif veren tüm isteklilere posta veya elden tebliğ etmek.
- Kesinleşen ihale kararına karşı itiraz olması halinde mevzuatta ön görülen sürede raportör oluşturulması ve itirazın cevaplandırılmasını takip etmek.
- İtiraza karşı verilen cevabın isteklilerce uygun bulunmayıp Kamu İhale Kurumu’na itirazen şikâyette bulunulması halinde, İhale dokümanlarının ve teklif zarflarının suretlerinin çıkarılarak verilen süre içinde Kamu İhale Kurumuna iletmek.
- İhalenin iptalinin gerekmesi halinde iptal ilanı hazırlayıp, ilan ettirmek.
- Kesinleşen ihale kararına itiraz olmaması halinde itiraz süresinin bitiminden itibaren yasal süresi içinde ihale üzerinde kalan istekliye sözleşmeye davet yazısını tebliğ etmek.
- Sözleşmenin imzalanmasından sonra sözleşme dosyasını Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne ve İlgili Müdürlüğü göndermek.
- Sözleşmenin imzalanmasından sonra ikinci sıradaki isteklinin geçici teminatını iade etmeyi sağlamak.
- Gerektiği hallerde ihale sonuç ilanı hazırlayıp yayınlatmak.
- İhale sonuç formu düzenleyip Kamu İhale Kurumu’na göndermek.
- İhaleleri Ünye Belediyesinin internet sitesinde duyurulmasını sağlamak.
- Gerek Bilgi Edinme Kanunu gerekse Meclis Soru Önergeleri nedeniyle istenen ihale bilgilerini vermek.
- Ünye Belediyesince edinilen tüm taşınırların, cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek muayene ve kabulünü yapmak, ana ambara giriş kayıtlarını yaptırarak teslim almak.
- Belediyemize ait tüm müdürlüklere ait ihale iş ve işlemlerini takip ederek sonuçlandırmak,
- Kendisine teslim edilen ve servislerinde mevcut demirbaş eşyayı korumak ve bakımlarını yapmak,
- Aylık, üç aylık, yıllık ve talep edildiği dönemlerde birim raporlarını hazırlama faaliyetlerini katılmak,
- Birime gelen ve giden evrakın kaydı, dağıtımı ve zimmetle teslimini yapmak,
- Birimle ilgili her türlü iç ve dış yazışmayı yapmak,
- Birime ait evrakların dosyalamasını yapmak, yasal süre boyunca muhafaza etmek,
- Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
Madde 12 – Taşınır Yönetimi Biriminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Taşınır Yönetimi Birimi, Destek Hizmetleri Müdürlüğü bünyesinde görev yapar. Ünye Belediye Başkanlığına ait tüm ambarların kayıt, kontrol ve muhafaza iş ve işlemlerini Taşınır Mal Yönetmeliği ve ilgili mevzuatınca yürütür. Bu birimin koordinasyonu ile ilgili görevli personel Taşınır Sorumlusu olarak adlandırılır.
- Malzeme Yönetimi: Tedarikçi firma tarafından ambara teslim edilen malzemelerin belirlenen kriterlere uygun olup olmadığının kontrolünü ve sayımını gerçekleştir; gelen malzeme stok ise raflara yerleştirmek, malzeme stoklu bir malzeme değil ise, ilgili müdürlüğü bilgilendirerek malzemeyi teslim etmek / teslim edilmesini sağlamaktır. Ambarda bulunan stok malzeme eksildiğinde müdürünü bilgilendirmek ve eksik malzemenin talebini yapmak, tedarikçi firma tarafından temin edilen malzemeyi ilgili müdürlüğe teslim etmek / teslim edilmesini sağlamaktır.
- Stok Kontrolü: Stok kontrolünü gerçekleştirerek eksik malzemelerin temin edilmesini sağlamak, gelen faturaların Taşınır İşlem Fişini (TİF) kesmek, kesilmiş olan Taşınır İşlem Fişi (TİF) ile birlikte; dosya halinde muhafaza etmek. Müdürlüklerin yapmış oldukları talepleri ambarda mevcut ise; malzemeyi teslim etmek, mevcut değil ise; malzemenin satın alma programından talep edilmesi konusunda talep sahibini bilgilendirmektir.
- Demirbaş Yönetimi: Müdürlüklerden gelen demirbaş talepleri doğrultusunda, taşınır tedarikçisi firmalardan gelen demirbaşı ambara teslim etmek ve kontrolünü gerçekleştirmek; kontrol sonucu talebi yapan ilgili müdürlüğe demirbaş teslimini gerçekleştirerek zimmetleme işlemini tamamlamak, Taşınır İşlem Fişi giriş ve çıkış işlemlerini kontrol etmek; görevden ayrılma / görev değişikliğinde ilgili çalışana zimmetlenen demirbaş kaydının silinmesi ve onay çıkış işlemlerini gerçekleştirmektir. Benzer şekilde, ömrü tükenmiş, hurdaya ayrılan demirbaşların kaydının silinmesi ve onay çıkış işlemlerini gerçekleştirmektir.
12.1 Taşınır Kayıt ve Kontrol Alt Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
- Kuruma ait mevcuttaki tüm malzemelerin demirbaş kayıtlarını tutmak ve bu kayıtları düzenli aralıklarla güncelleştirmek,
- Satın alınan malzemelerin girişini yaparak kayıt altına almak,
- Satılan malzemelerin kayıtlarını düzenlemek,
- Alınan malzemelerin stok kodlarını belirlemek,
- Amirlerince kanun, tüzük, yönetmelik, genel emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
12.2 Ambar Yönetimi Alt Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
- Ambara giren malzemelerin kaydını tutmak, bunları yangın, çürüme, bozulma, akma gibi her türlü tehlike ve zararlardan korumak, kendilerinin alamayacakları koruma tedbirleri için ilgililere yazılı olarak bilgi vermek, önerilerde bulunmak.
- Ambar stoklarının kayıtlarını tutmak, yılda iki kez ambar sayımı yapmak.
- Ambara giren malzeme ve malları tasnif etmek, etiketlemek, düzenli bir şekilde korumak.
- Ambardaki malzeme ve eşyayı yetkililerin yazılı isteğine dayanan alındı karşılığında ilgililere vermek.
- Gelen ve satın alınan malların muayene komisyonunca muayenesinden sonra ambara girişlerini düzenlemek.
- Ambardan sevk edilen mal ve malzemelerin sevk belgelerini düzenlemek.
- Ambar mizanlarını çıkarmak ve muhasebe ile uygunluğunu sağlamak.
- Ambarda saklanan malzeme ve eşyalarda meydana gelen hasarlar için gerekli belgeleri düzenlemek, kayıtlardan çıkarılacak veya imha edilecek malzeme ve eşya için gerekli işlemleri yapmak.
- Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
- Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak asgari stok seviyesi altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
- Ayniyat defterine kayıt yapmak, işlemi vize etmek, demirbaş sayısını vermek.
- Yetkililerin verecekleri diğer işlemleri yapmak.
- Amirlerince kanun, tüzük, yönetmelik, genel emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
13. Bakım ve Onarım Hizmetleri Alt Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Bakım ve Onarım Hizmetleri Birimi, Ünye Belediye Başkanlığına ait tüm araçlar ile kurumumuza tahsisli ya da kiralık tüm araçların bakım ve onarımından sorumludur. Aynı zamanda, Üretim ve Onarım Hizmetleri Birimi olarak metal ve ahşap malzeme üretimi ve bakımı hizmetlerinden sorumludur. Bu birimin koordinasyonu ile ilgili görevli personel Bakım Hizmetleri Amiri olarak adlandırılır.
- Belediyemiz araç ve iş makinesi ve ekipmanlarının; muhafazası, onarımı, periyodik bakımlarının yapılması, sigortalanması, muayenelerinin yaptırılması,
- İhtiyaç duyulan araç, gereç, makine, cihaz, aparat, yedek parça, yağ, yakıt, sarf malzemenin vb. tespiti, satın alma veya kiralama yoluyla temini,
- İhtiyaç fazlası araçların talepleri doğrultusunda diğer kamu kurum ve kuruluşlarına satılması-kiraya verilmesi,
- Araç ve iş makineleri için periyodik bakım çizelgeleri hazırlar. Araç ve makinelerin hazırlanan periyodik bakım çizelgelerine göre bakımlarını yaptırır.
- Araç ve makinelerin Taşıt Kimlik ve Kontrol Kartlarını inceler, yakıt tüketimlerini kontrol eder, sınır değerleri geçenlerin nedenlerini araştırır.
- Hizmet dışı bırakılacak veya hurdaya ayrılacak araç ve iş makinelerinin her türlü işlemlerini yürürlükte olan kanun ve yönetmelikler doğrultusunda yürütmek ve sonuçlandırmak. Ekonomik ömrünü tamamlayan araçları tespit eder, raporlar hazırlar ve hurdaya ayrılmasını sağlar.
- Arızalı araçların bir an önce onarılmaları için gerekli önlemleri alır, gerektiğinde birimler arası personel kaydırmaları yapar, fazla mesaiye bırakır, çalışmaları sürekli denetler, çalışmaların daha verimli olması için gerekli önlemleri alır.
- İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulu kararlarını uygular, çalışanların koruyucu eşya ve iş kıyafeti kullanmalarını sağlar.
- Belediye hizmetleri için ihtiyaç duyulan her türlü araç ve iş makinelerinin kiralama işlemlerini yapmak, hizmetin şartnamesine uygun hizmet verilmesini kontrol ve takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Belediye’ye ait iş makinelerinin ve araçlarının, binek otoların, kamyonların, minibüslerin, otobüslerin, kamyonetlerin, atölyede bulunan tesisat, makine ve teçhizatların bakımı ve onarımlarının imkânlar dâhilinde yapılarak aktif hale getirilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Birimi tarafından yapılamayan bakım ve onarım çalışmalarının dışarıda yapılması işlemlerinin kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Bakım ve onarım hizmetlerinin azami verim, asgari fire ile eksiksiz ve zamanında gerçekleştirilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Belediyeye ait araçların ve iş makinelerinin planlı ve arızi bakımlarının yapılması ve kayıtlarının tutulması işlemlerinin yapılmasını, arızalı olduğu bildirilen araç ve iş makinelerinin her türlü bakım ve onarımının yapılmasını kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Araçların bakım ve onarım hizmetlerini yürüten çalışanların çeşitli eğitimler alması, yetiştirilmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
- Malzeme kullanımlarındaki hataları engelleyici önlemler alınmasını sağlamak,
- Sevk ve idaresindeki araçların en ekonomik şekilde kullanılması için gerekli tedbirleri almak, takip ve kontrol etmek,
- Arızalı olan araç ve iş makinelerinin onarımları için gerekli yedek parçaları temin etmek, temin edilen yedek parçaların kullanımına uygun olup olmadığını kontrol etmek,
- Yetkililerin verecekleri diğer işlemleri yapmak.
- Amirlerince kanun, tüzük, yönetmelik, genel emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
14. Elektrik Hizmetleri Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Elektrik Hizmetleri Birimi, Ünye Belediye Başkanlığı sorumluluğunda olan tüm alanlarda elektrik ve aydınlatma hizmetleri ile ilgili yürütür. Bu birimin koordinasyonu Bakım Hizmetleri Amiri tarafından yürütülür.
- Belediye hizmet binasının ve tüm hizmet binalarının elektrik tesisatı haberleşme tesisatı, veri tesisatı ve TV tesisatı gibi tesisatlarının; Her an güvenli, etkin ve verimli çalışmasını sağlamak, Bunun için her türlü ön hazırlığı yapmak ve her türlü tedbiri almak. Bu tesisatların her türlü bakım ve onarımını yapmak veya yaptırmak.
- Belediye bünyesinde bulunan trafolu tesislerin kompanzasyon sistemlerini takip etmek ve gerekli bakım ve onarımlarını gerçekleştirmek,
- Şehir içi anons cihazlarının çalışır durumda olmasını sağlamak,
- Telsiz haberleşmesinin yapılmasını temin etmek,
- Kurum içi veya Kurum dışı talep edilmesi ve Müdür tarafından görevlendirilmesi halinde Ses yayın cihazı ihtiyaçları karşılamak
- Belediyemiz sorumluluğunda bulunan binaların ve her türlü aydınlatmaların bakım ve onarımlarının yapılması.
- Yol çalışmaları sırasında yolda kalan Elektrik ve PTT direklerinin deplase çalışmalarını yapmak.
- Yer altı döşemelerinin kontrol edilmesi,
- Belediyenin ilgili elektrik idaresi ile ilgili çalışmalarını takip etmek,
- Görevlendirildiklerinde meslekleri ile ilgili konularda denetim görevini yerine getirmek.
- Belediyemizin halkı bilgilendirme toplantılarında, bayramlarda yapılacak ışıklandırma(süsleme) ve ses düzenlerini kurmak.
- Belediyemize ait su ve kanalizasyon pompa istasyonlarının bakım ve onarımını yapmak.
- Enerji verimliliği ile ilgili gerekli araştırma ve çalışmaları yapmak, bu çalışmalarla ilgili fayda/maliyet analizlerini hazırlamak ve bunlarla ilgili stratejik planları ve performans programını oluşturmak ve uygulamak.
- Birimin sorumluluğu altında bulunan personel ve araçların sevk ve idaresini sağlamak.
- Haftalık ve aylık çalışma raporları düzenlenerek İdari İşler Birimine sunmak.
- Diğer Birimler ile koordineli olarak çalışmak.
- Elektrik işleri için gerekli malzemelerin tespiti ve Satınalma Biriminden talebinin yapılması
- Yetkililerin verecekleri diğer işlemleri yapmak.
- Amirlerince kanun, tüzük, yönetmelik, genel emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
15.Ulaşım Hizmetleri Alt Birimi Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Ulaşım Hizmetleri Birimi, Ünye Belediye Başkanlığına ait tüm araçlar ile kurumumuza tahsisli ya da kiralık tüm araçların sevk ve idaresinden sorumludur. Bu birimin koordinasyonu ile ilgili görevli personel Araç Sevk Amiri olarak adlandırılır.
- Araçların trafik sigortası, kasko, fenni muayene ve egzoz muayenelerinin zamanında yaptırılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
- Kendisine daha önceden haber verilen eğitim, toplantı, organizasyon ve cenaze nakil programlarına uygun olarak, servis /cenaze araçlarının hazır bulundurulması, bu organizasyonlara katılacakların, istenen saatte belirlenen yere bırakılması ve organizasyon sonrasında yine belirlenen saatte Belediye’ye veya belirlenen yerlere bırakılması ve cenaze nakil işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
- Merkez bina garajının kullanımı ile buradaki hizmet araçlarının ve çalışanların göreve çıkışlarını düzenlemek
- Herhangi bir trafik kazasında gerekli yasal işlemlerin yapılmasını sağlamak,
- Başkanlığa ait araçları 237 Sayılı Taşıt Kanununa uygun olarak sevk ve idare etmek,
- Özellik arz eden iş araçlarının şoförlerini eğitmek,
- Araçları, günlük bakım ve temizliğinin yapılmasından sonra ve göreve çıkarır.
- Binek araçları, genelgeler doğrultusunda hiçbir şahsa ve makama tahsis etmeden havuzda toplar.
- Görev mahalli dışına çıkılmadığının kontrolü için araçlardaki Taşıt Görev Emri Formlarını her akşam kontrol eder, görev dışı kullanım girişimlerine karşı gerekli önlemleri alır.
- Araçların;237 sayılı Taşıt Kanunu ve ilgili genelgeler doğrultusunda görevlendirilmesi, sevk ve idare edilmesi, denetlenmesidir.
- Taşıt kimlik ve kontrol kartlarının düzenli doldurulmasını sağlar,
- Kurum Araçlarının Akaryakıtlarının Temini, Takibi ve Raporlanmasını sağlar,
- Trafik kazasına karışan araçlarla ilgilenir, sigorta işlemlerini takip eder, dosyalar, rapor hazırlar.
- Yetkililerin verecekleri diğer işlemleri yapmak.
- Amirlerince kanun, tüzük, yönetmelik, genel emirler ve diğer mevzuata uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon
16.Hizmet ve Görevlerin İcrası
Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.
Görevin Kabulü: Müdürlüğe gelen evrak zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir.
Görevin Planlanması: Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki çalışmalar Müdür ve sorumlular tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.
Görevin İcrası: Destek Hizmetleri Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle ilgili mevzuat ve iş bu yönetmelik ile belirlenen ilkeler çerçevesinde yapmak zorundadır.
17.İşbirliği ve Koordinasyon
- Destek Hizmetleri Müdürlüğü dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
- Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Destek Hizmetleri Müdürü tarafından sağlanır.
- Destek Hizmetleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar konularına göre dosyalandıktan sonra Müdür’e verilir.
- Destek Hizmetleri Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve ilgili birime iletir.
- Birim ve Alt Birimlerde görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.
- Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, Birim Sorumlusu ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.
ALTINCI BÖLÜM
Denetim, Sicil ve Disiplin
18.Müdürlük İçi Denetim
Personel en yakın amirinden başlayarak sırası ile kısım şefi veya kısım sorumlu teknik personeli, birim müdürü, bağlı bulunulan başkan yardımcılığı ve belediye başkanı tarafından denetime tabi tutulur. Destek Hizmetleri Müdürü ; Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir. Destek Hizmetleri Müdürü, müdürlükteki personelin birinci disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusundaki işlemleri yürütür.
YEDİNCİ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler, Yürürlük ve Yürütme
19.Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
20.Yürürlük
Bu yönetmelik Ünye Belediye Meclisi tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
21.Yürütme
Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. Bu yönetmelik hükümlerine uygun olarak Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev Tanımları Yönergesi hazırlama yetkisi Belediye Başkanına aittir.
