Müdür : Yunus Sinan BAYOĞLU
Telefon : 0452 323 19 41 Dahili : 145
T.C.
ÜNYE BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
Kuruluş, Görev, Yetki ve Çalışma Esasları Yönetmeliği
Birinci Bölüm
Amaç- Kapsam ve Tanımlar
Amaç
Madde l- (l) Bu Yönetmeliğin amacı; 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 48. ve 49.
Maddeleri gereği “Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslarına göre düzenleme
yapılması amacıyla, 03.04.2007 tarih ve 174 sayılı Belediye Meclis kararı ile yeniden
adlandırılan Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliğinin, usul ve
esaslarını belirlemektir.
Kapsam:
Madde 2- (l)Bu yönetmelik, Ünye Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün; görev, yetki ve
çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.
Yasal Dayanak
Madde 3- (|) 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar
Kurulunun “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birliklerinin Norm Kadro ilke ve
Standartlarına ilişkin Esaslar” hakkındaki kararı gereğince, 5393 sayılı Belediye Kanununun
- ve 49. Maddelerine istinaden yeniden adlandırılması nedeniyle, 5393 sayılı Kanununun
- Maddesinin (m) bendi gereğince Müdürlüğün; Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma
yönetmeliğinin hazırlanması zorunlu hale gelmiştir.
Tanımlar
Madde 4-
a) Belediye Başkanlığı: Ünye Belediye Başkanlığını,
b) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
c) Personel: Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personelleri,
ç) Meclis : Ünye Belediye Başkanlığı Meclisini,
d) Encümen: Ünye Belediye Başkanhğı Enctimenini,
e) Evlendirme Bürosu: Ünye Belediyesi Evlendirme Bürosunu,
f) Genel Evrak Bürosu: Yazı İşleri Müdürlüğü Genel Evrak Bürosunu,
g) Müdürlük Kalem Bürosu: Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosunu,
ğ) Encümen Bürosu: Yazı Işeri Müdürlüğü Encümen Bürosunu,
h) Meclis Muamelat Bürosu: Yazı İşleri Müdürlügü Meclis Muamelat Bürosunu ifade
eder.
ixiNci BöLİ]M
Kuruluş ve Yönetim Planı, Müdürlük Görev ve Yetkileri
Kuruluş ve f;önetim.Planı
Madde 5- (|) Yazı İşleri Müdürlük büroları aşağıdaki isimlerden oluşmuştur.
a) Yazı İşleri Müdürü,
b) Genel Evrak Kayıt Bürosu,
c) Müdtirlük Kalem Bürosu,
ç) Encümen Bürosu,
/
d) Meclis Muamelat Bürosu,
e) Evlendirme Bürosu.
Müdürlük Görev ve yetkileri
Madde 6- (1) Yazı İşleri Müdiirünün Görevleri:
a) Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye başkanı
velveya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal
mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir, görev alanına giren bütün konularda
personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapar, Müdürlük faaliyetlerini denetler,
varsa aksaklıkları giderir. Yıllık, aylık, haftalık, günlük çalışma programları hazırlar veya
hazırlattırır bu programlaıa göre sevk ve idareyi temin eder, bu konularda üst makamlara
gerekli raporları sunar. Çalışma koşullarını iyileştirir ve prensipler koyar. Müdürlük
personelinin performans durumunu izler gerekli değerlendirmeleri yapar, varsa ceza ve
mükafat için üst makamlara teklifte bulunur.
b) Personelin izin plarılarını yapar, izinlerini kullanmasını sağlar. Rapor, doğum, ölüm vb.
konularda yazışmaları takip ve kontrol eder.
c) Belediye Başkanlığına; dış ve iç kurum, birimlerden gelen-giden evrakların kontrolünü
yapıp, sevk ve havalesini yaptıktan sonra yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını
kontrol eder.
ç) Dış ve iç birimlerden gelen-giden gizli dereceli evrakların, gizli evrak defterine kaydını
yaparak, yerine ulaşmasını sağlar.
d) Başkanlığa bağlı birimlerden; Belediye Meclisine ve Encümenine görüşülmesi için
sevkli gelen evraklarla, Başkanlık adına MecIis ve Encümen gündemlerinin hazırlanmasını
sağlar.
e) Meclis toplantı tarihini, Belediye başkanı tarafindan belirlenen gündem maddelerini,
Belediye Kanununun 20. ve 21 . maddeleri gereğince en az üç gün önceden zabıta personeli
marifetiyle, faks ve telefon aracıhğıyla Meclis üyelerine ulaşmasının kontrolünü yapüktan
sonra Meclis toplantıstnın yapılmasını sağlar.
fl Belediye Meclisinde görüşülen konuların karar özetlerini, toplantı tutanaklarını ve
sıradaki meclis toplantısının ne zaman yapılacağının, Meclis toplantı gündeminin, Meclis
Toplantı Salonu girişindeki ilan tahtasında ilan edilmesinin kontrolünü yapar.
g) Ahnan meclis kararlarının, Belediye Başkanınca; yasal süresi içerisinde Mülki amire
ulaşılmasının kontrolünü yapar.
ğ) Belediye Başkanı taIafindan Belediye Encümenine havale edilen dosyalar
doğrultusunda, Başkarılık adına Encümen gündemini hazırlar üyelere dağıtımını yaptınr,
Enciimen toplantısına Belediye Kanununun 33, Maddesi gereğince Belediye Başkanının
görevlendirme yazısıyla Encümenin memur üyesi olarak toplantıya katılır, toplantıda alınan
kararların sonuçlarıyla birlikte Encümen kayıt defterine kayıt edilmek suretiyle yazılmasını,
yazılan kararların ilgili birimlere sevkinin sağlanmasını kontrol ettikten sonra arşivlenmesini
yaptırır, Bununla birlikte Encümen ve meclis üyelerinin huzur hakkı bordrolarını hazırlaiır,
ödenmesi için bir üst yazıyla birlikte Mali Hizmetler Müdürlüğüne sevkinin yapılmasını
kontrol eder.
h) Türk Medeni Kanununun verdiği yetkiye dayanarak, Belediye Başkanının evlendirme
memurlarrna vermiş olduğu evlendirme izin onayı doğrultusunda, başkan adına kıyılan
nikdhların zamanında, kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yapılmasını sağlatır.
ı) Müdürlük demirbaş ayniyat defterinin tutulmasını sağlatır, her yıl icmal ve tadat
tablolannın Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesinin kontrolünü yapar.
i) Stratejik planlama i[e Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
Madde 7- (2) Genel Evrak Kayıt Bürosunun Görevleri
Belediye Başkanlığına dış kurumlardan gerek posta, gerekse kurye aracılığı ile gelen ,%/
evrakların, Yazı İşleri Müdürüne sunarak, Müdür tarafindan sevkinin yapılmasını sağlar,
bilgisayar ortamında kaydını yaptlktan sonra ilgili birimlere sistemden dağıtımını
gerçekleştirir.
Madde 10- (5) Meclis Muamelat Bürosu
a) Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular
doğrultusunda, Belediye başkanı adına Belediye Meclis gündemini hazırlar.
b) Hazırlanan Gündemi; 5393 sayılı Belediye Kanununun 20 ve21 Maddeleri gereği en az
üç gün önceden Zabıta Marifetiyle imza karşıhğı adreslerine gönderir veya posta, faks ve
telefon araçları ile üyelere bilgi verilmesini sağlar. Toplantı gündemi, saati ve toplantt yerinin
neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının intemet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili
Madde 8- (3) Müdürlük Kalem Bürosu
a) Müdürlüğe gelen-giden bütün evrakları. Yazı İşleri Müdürüne çıkararak. havalesini
yaptırdıktan sonra, kaydını yapar, havale edilen yazının ilgili personele tebliğini yapar,
cevabının verilmesi gerekiyorsa cevap yazısını hazır|ar, cevap verilmesini sağladıktan sonra
arşivlemesini yapar.
b) Müdürlük personelinin sağlık, izin ve özlük işleri ile ilgili iş ve işlemlerinin
yazışmasrnr yaptıktan sorıra İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğiine havalesini yapar.
c) Belediye Başkanlığına gelen Resmi Gazete, Yönetmelik, Genelge ve yararlı dergilerin
abonelik işlemlerini yapar, ilgili yerlerine ulaşmasını sağladıktan sorıra arşivlemesini yapar.
ç) Müdürlüğün tüm birimlerinde bulunan taşınır mal hesabını tutar ve listesini hazırlar
ilgili bürolara asar, taşınır mal defterine tutmak suretiyle her yılsonu icmal ve tadat
cetvellerini hazırlayarak Mali Hizmetler Müdürlüğiine gönderir. Taşıntr yönetim sorumlusu
olarak, taşınır eşyanın kontrolünü yapar. Miadı dolan demirbaşların da hek’e ayrılması için
gerekli yerlerle yazışma yapılmasını sağlar, Taşınır Konsolide Görevlisine (Ayniyat
Saymanı)’ne bildirir sonra da taşınır mal kayıt defterinden düşülmesini yapar.
d) Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri her gün kontrol eder ve süresinde cevap
verilmesini sağlar.
e) 4l09 sayılı Muhtaç Asker Ailesi Yardımı ile alakalı kanun gereğince, müracaatı uygun
olanların müracaat işlemlerini alır, gerekli yerlerle yazışmasını yapar, zabıta aracılığıyla
müracaat sahibinin araştırmasını yaptırır, gelen yazılarla birlikte tüm evrakların Başkan
Yardımcısına ulaşmasını sağlar, durumu uygun görülenler için de Belediye Enciimenine maaş
bağlanması için teklifini hazırlaı, Belediye Encümenince verilen karar doğrultusunda maaş
bordrosu düzenlenmek suretiyle müracaat sahibine ödemesini yapar.
f) Müdürliik bütçesini hazırlar, imza aşamasından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne
gönderir.
Madde 9- (4) Encümen Bürosu
a) Belediye Başkanı adına, Belediye Encümeninde görüşülmesi için havale edilen dosyalar
doğrultusunda Belediye başkanı adına Encümen gündemini haarlar, encümen üyelerine
ulaşmasını sağlar.
b) Encümen toplantısında görüşülen konuların; Encümen Defterine sırasıyla numara
verilmek ve neticesinin karşısına yazılması suretiyle kaydını yaparak numaralandırır;
bilgisayar ortamında, encümende alınan karaIlar doğrultusunda yazımtnı yapar, intemet
ortamında da yayınlanmasını sağladıktan sonra zimmetle, ilgili birimine sevkini yapar.
c) Bütiiıı Encümen kararlarının gerekli işlemi bittikten sonra arşivlemesini yapar.
ç) Enciimen üyelerinin huzur hakkı için puantaj cetveli hazırlar ve Mali Hizmetler
Müdürlüğüne gönderir.
d) Encümen kararları ile alakalı gelen yaziara cevap verir ve sonra da arşivlemesini yapar.
,?ü
bölümünde intemet ortamında yayınlar, kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlar. Meclis
gündemini, toplantı salonunun girişinde bulunan ilan tahtasına asılmak suretiy[e ilan
edilmesini sağlar. Mülki amire de toplantı tarihi ve yerini bir yazıyla bildirir.
c) Toplantı gerçekleştikten sonra ihtisas komisyonlarına havale edilen dosyalann üst
yazısını hazırlayarak, Belediye başkanına imzalatmak suretiyle ilgili komisyona sevkini yapar
ve yasal süresi içinde cevap verilmesini sağlar. Bir sonraki meclis toplantısında konunun
görüşülmesi için gündeme alınmasını sağlar.
ç) Karaıı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazlmrnı yapar, toplantı
tutanakları ili birlikte, Başkanlık divanındaki üyelere de imzalatır, Belediye başkanı 5393
sayılı Kanunun 23. Maddesi gereği yasal süresi içinde kararı iade etmemişse, ilgili birimine
sevkini yapar
d) Toplantıda alınan kararların özetlerinin, toplantı tutanağının ve toplantının hangi tarih
Ve saatte yapılacağının, internet ortamında yayımlanmaslnl yap,ıJ, kamuoyunun
bilgilendirilmesini sağlar.
e) Alınan meclis kararlarının onaylatılmak üzere mülki amire gönderilmesini yapar.
f) Meclis üyeleri ve İhtisas Komisyonlarına ait imza defterlerinin imza kontrollerini yapar,
toplantıya katılanların huzur haklannı alabilmeleri için puantaj listesini yaparak bir üst yazı
ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi için gerekli yazışmaları yapar.
g) Belediye Meclisi ile ilgili büti,in işlemlerin arşivleme işlemlerini yapar.
ğ) Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip eder ve arşivlemesini yapar.
Madde 11- (6) Evlendirme Bürosu
a) Resmi nikAh kıymak isteyen adayların başvurularını kabul eder.
b) Nikah işlemleri için gerekli olan kıymetli evrakların, Mal Müdürlüğünden alınmasını
yapar, Resmi Evrak defterine seri numarasına göre kaydını yapar.
c) Başvuru süiplerinin müracaat evraklarını kabul eder, kanunlara ve yönetmeliklere
uygunluğunu denetler, inceleme sırasında evlenmelerine yasal engel bulunmayan müracaat
sahiplerinin taleplerini kabul ederek, nikah akdinin gerçekleşeceği tarihi belirler.
ç) Yapılan tüm nikah akitlerini nüfus kütüğüne işlenmesi için Nüfus Müdürlüğüne
gönderir.
d) Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikAhlarını ilçe dışında kıydırmak isteyen çiftlere
izinname hazırlar.
e) NikAh işlemleri için istenen evraklar ve izlenecek yol hakkında bilgiyi Ünye Belediye
Başkan[ığının Resmi intemet sayfasından yayımlar ve ilgilenenlerin bilgilendirilmesini sağlar.
0 Nikah işlemleri ile ilgili ttlm evrakların arşivlemesini yapar.
Madde l2- Arşiv Sorumlusunun Görevleri
a)Belediye Başkanlığı Yazı Iş[eri Müdürlüğünün görevleri ile ilgili çalışmaları
sonucunda ortaya çıkan ve müdiirlükte güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir şekilde
günlük iş akını içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli süre saklanacağı yeri hazırlar.
b) Kesin sonuca bağlanmış ve son işlem tarihi üzerinden l 5 yıI geçmiş Encümen
Kararı ve 15 yıl geçmiş Meclis Kararları, muhafazası gereken her türlü yazılı evrak, defter,
resim, proje, vb benzeri belge ve malzemelerin saklanıp imhasını sağlar.
c)Arşivlik malzemeyi her türlü zararh tesir ve unsurlardan korumak, tasnif etmek ve
saklamakla yükümlüdiiır.
d) Evlendirme ile ilgili MERNIS evrakları süresiz saklanacaktır.
——.-.a ,W
Ayıklama ve Imha Şekli
Ayıklama ve imha işleri Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü Başkanhğında
görevlendirilecek ayıklama ve imha şefi, 1 memur, l a!ı-ıkat ve ilgili birimin
görevlendirileceği bir memurdan oluşan 5 kişilik bir komisyon tarafindan yapılır.
Komisyon Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğünün teklifi ve Betediye Başkanının onayı
ile kurulur.
İmha listeleri ayıklama ve imha komisyonu tarafından hazırlanır. Başkan ve üyelerin
imzası alınır, hazırlanan imha listeleri Belediye Başkanının onayı ile kesinleşir.
İmha Şekilleri Aşağıdaki Esaslara Göre Yapılır;
a) Kayıt hammaddesi kullanılmak üzere SEKA’ya gönderilmesi suretiyle yerine getirilir.
b) Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması sakıncalı olan
malzemenin SEKA’ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce özel
makinelerle okunamayacak şekilde kıyılması şarttır.
c) İmha edilecek malzeme, iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon
k6ğıtlardan ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasörler ve dosyalar ahnır.
d) İmha işlemi düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir.
e) İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve
onaylar ilgililerine göre sınıflandırılır. Bu nüshalar müdürlükçe saklanır.
1) Ayıklama ve İmha Komisyonları her yıl Mart ayında çalışmaya başlar. Komisyonda
kararlar oy çokluğu ile alınır.
.ÇEŞİTLİ HüKüMLER ARŞiv VE DEVRi GEREKTiREN EVRAK
Madde 13- Beş yıllık si.iıresini tamamlayan evrak hakkında 6696 sayıh yasanın
uygulanmasını gösterir. 22 EKİM 1975 tarihli ve 9738 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan
nizamname hiikilmleri uygulanır.
Madde 14- Karar örneği almak isteyenler bir dilekçe ile Başkan Yardımcısına
başvururlar, havale üzerine Belediye Meclisince saptanmış gerekli harç Hesap İşleri
Müdürlüğü vemesine yatırılarak karşılığı ahnan makbuz ile karar örneği verilir.
üçüNcü BöLüM
Uygulama Usul ve Esaslar, Ortak Hükümler, Yürürlük ve Yürütme
Uygulama Usul ve Esaslar
Madde 15- (l) Yazı İşleri Müdürlüğü kendisine verilen görevleri konusuna göre; 5393
sayılı Belediye Kanunu,657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 Kamu Mali Kontrol
Kanunu, 4721 sayı|ı Türk Medeni Kanunu ve 4109 sayılı Asker Ailelerinden muhtaç olanlara
yardım hakkındaki kanun.4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Yazı İşleri Müdürlüğü
Görev; Yetki ve Sorumluluk Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte
bulunmayan hususlarda başkanlık makamı veya gerekli görülen hallerde Belediye Meclis
kararları uygulanır.
/
r
ortak Hükümler
Madde 16- Yazı İşleri Müdürlüğü’nde çalışan tüm persone[;
a) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar. Bu
konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunmaz.
b) Irk, sınıfve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.
c) Herhangi bir neden[e görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli
evrakı kendisinden sonıa göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.
ç) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle yürütülmesi, personel
arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba gösterir. Olumsuz bir durumda
konu Müdijre yansıtılır. Müdür bu konuda gerekli önlemleri ahr.
d) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket ediIir, uygulamalarda
adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır.
Yürürlük
MADDE 17- (1) Bu yönetmelik hükümleri; Ünye Belediye Meclisince karara
bağlandıktan sonra yürürlüğe girer. \
Yürütme
MADDE 18- (1)Bu Yönetmelik hükümlerini, Ünye Belediye Başkanlığı yürütür.
3aton 6lıxel $ıoıAo{o c.itf.,AL(ı iH[ffif, Meclis van katibi Meclis Div Ka
Y\
J